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浅谈中小企业会计电算化的实施问题
内容摘要:我国中小企业的信息意识差,信息管理技术落后,信息利用率低,在竞争中处于极为不利的地位。面对新的经济形势,中小企业应统筹规划,将会计电算化工作的软硬件合理配置,提高信息处理能力。 

    关键词:会计电算化;系统工程;实施  计算机会计信息系统(ComputerAccountinginforma tionsystem,)是利用信息技术,现代化会计技术,以先进的计算机为工具,对各种会计信息收集、处理、存储、分析和传送的人机系统,又称会计电算化信息系统,简称会计电算化。会计电算化是现代企业信息管理系统的一个重要的组成部分,包括了现代信息管理技术在会计领域的开发、使用、培训、服务、制订和执行法规制度以及实施微观与宏观管理会计业务和会计管理现代化的全部。随着现代经济的飞速发展,传统的会计信息处理已经远远不能满足企业管理、决策的需要。特别是我国加入WTO后,国内企业将面临更加激烈的国内外市场竞争。企业的信息意识差,信息管理技术落后,信息利用率低,企业在国际竞争中处于极为不利的地位。因此,面对新的经济形势,如何在企业中更为有效的实施会计电算化,加速会计信息处理,为企业决策提供准确、及时、完整的会计信息,更好为企业服务,是我们当前亟待解决的问题。 

    一、我国会计电算化发展存在的问题状况 

    (一)会计电算化广泛普及,但发展不平衡 

    随着计算机在各个领域中广泛应用,使其在会计方面的应用也逐步显示出其优越性,从而得到了众多会计工作者的青睐,并广泛应用于会计工作的各个环节。总的来说,会计电算化在我国已基本普及,但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异,导致了我国会计电算化发展的不平衡,通常是经济越发达的地区,效益越好的企业,会计电算化程度越高,对会计工作的帮助也越大。 

    (二)会计电算化网络系统发展迅速,但其安全机制有待加强 

    我国会计电算化应用、推广、发展迅速,从单项业务处理到建立较为完整的会计信息系统,从“各自为战”的单机操作到会计软件网络化的实施,取得了较为显着的成效。但随网络系统更进一步的发展,会计电算化在信息安全方面有较大隐患:在外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等;在内部有软件本身的缺陷,计算机内部控制制度的不完善,将导致会计数据的不完整性、会计工作内部控制失效,这些是会计电算化继续发展要解决的问题。 

    (三)会计软件已商品化,但与企业的其它信息系统孤立 

    会计信息系统是属于企业信息系统的其中一个子系统。从管理的角度点来认识,会计信息系统本身就是“管理型”的。但是现在财务软件还是只注重“核算”职能,而忽视了会计的“管理”职能。因此,软件光有先进的技术而未与管理目标及管理思想相融合是不能给企业带来大的价值增值的。由此可见,软件行业需要从客观需要出发,与企业管理目标和管理思想融合,才能得到更快的发展。 

    (四)软件功能单一,数据共享程度不高 

    我国基层单位使用的财务软件有自己开发和商业购买两类,其中又以商业购买的财务软件为主,但是目前财务软件之间的不统一,不兼容性。导致了一系列的问题存在,特别在同一行业内部,由于未从行业的整体角度出发,各下属单位使用的财务软件品种多,各种财务软件的数据接口,使用方法不一致,就导致了报表汇总、数据查询、数据转输的不方便。还有在同一部门内部中,由于财务软件的购买时,往往只考虑财务部门工作的需要,没有从整个单位信息管理的高度出发,结果导致财务部门和其他部门信息的中断,其他部门也不能通过网络有效地共享财务部门的信息,这样不能真正满足企业管理信息系统对信息传输和处理的要求。 

    (五)硬件的布局不合理 

    我国大部分的基层单位都在开展会计电算化工作,但有些单位为盲目的追求会计电算化的实施程度,而“重硬轻软”盲目的从追求硬件的超前性着手,导致该单位的硬件购置,布局严重的不符合企业规模,不从成本效益原则出发,不从业务性质及管理目标出发,形成了资金的严重浪费。这种现象在中小型企业中尤为普遍。 

    二、企业会计电算化实施方法 

    (一)建立领导小组和系统组 

    开展会计电算化是一项系统工程,涉及单位内部的各个方面,需要协调各方面的关系,需要单位的人力、物力、财力等多项资源配合。因此,应当建立领导小组和系统组,精心组织,周密部署,统筹规划。 

    (二)制定会计电算化发展规划 

    1、制定单位的管理信息系统规划与进程。会计电算化是单位管理信息系统的一个重要组成部分,所以应首先结合单位的实际情况和需要,制定管理信息系统的总体规划和发展进程,在此基础上制定出会计电算化发展规划,确定在某些业务范围、一定阶段实现会计电算化,逐步积累经验,培养骨干人员后再逐渐扩大范围,全面实现电算化。考虑整个发展进程划分分几个阶段,明确各阶段的工作目标、要求和进度等。 

    2、资源的配备计划。应根据本单位计算机会计与管理信息系统的总体规划和要求,考虑各阶段需要资金和人力资源的数量,安排资金使用计划和人力的配置,作出各阶段的预算及人力、物力的总体安排。 

    3、会计电算化的组织建立、工作分工及考核办法。实现会计电算化,会计组织要发生较大变化,应对会计岗位划分、相应组织的建立作出具体安排。如电算主管、审核记账、软件开发、计算机软硬件维护、档案管理等,分工明确,建立组织,制定相应的责任目标和绩效考核办法。 

    (三)组织会计电算化的实施步骤 

    会计电算化系统是一人一机管理系统,因此,会计电算化的组织与实施必须紧紧围绕计算机硬件、会计软件、人员组织及管理等几个方面展开。 

    1、计算机硬件配备与布局 

    计算机硬件与布局是指计算机及其外部设备的联结方式,计算机设备的多种不同的联结组合方式,构成了不同的信息系统体系结构,也决定了计算机的工作方式和总体功能。由于会计主体的差异,决定了会计电算化系统硬件结构的不同,如何有效地配置适用本单位的计算机的硬件结构呢?这应根据单位的发展规划及具体情况决定。目前,常见的硬件结构有以下几种:(1)单机结构。整个系统只配备一台微型计算机和相应的外部设备,数据集中输入输出,同一时刻只能供一个用户使用,适用于在会计业务少,规模小的事企业单位。(2)多机松散结构。整个系统由多台微机,其各自配备相应的输入输出设备,各微机之间不发生数据结构。这种布局提高了工作效率,但数据共享性差。(3)多用户结构。整个系统配备一台计算机主机和多个终端构成,财务信息可由终端分散输入,主机对数据集中处理。适用会计业务量大的大、中型企业。(4)客户机/服务器网络结构。该结构体系性能/价格较高,可扩充性强,开发周期短。每个用户都可提出自己部门的网络结构方案,适用于企业集团和大型企事业单位。(5)Internet/intranet(企业内联网结构)。它基于WEB技术和互联网通讯标准,提供连接数据库服务和信息服务,可自成独立体系。可接入国际互联网上成为其中的一部分,也可以与关联企业连接形成更大的信息系统,适用于特大型企事业单位和跨国集团。 

    2、会计电算化系统软件的配备 

    会计电算化系统软件可包括数据管理系统和会计核算软件。数据库管理系统主要提供对数据的处理功能,包括:数据的存储、筛选、查询等功能,(如Oracle、Vfp等);会计核算软件是本系统的应用软件(如用友财务与企管软件、金蝶财务软件);目前会计软件可分为专门开发的专用软件(如管家婆财务软件)和商品化的通过软件(如金碟财务软件)。前者有利于满足本行业、本单位的特殊要求,但往往开发费用大,开发周期长,软件质量参差不齐。而后者的优势在于上马快,投资省,售后服务容易得到保证。因此购买商品化通用会计核算软件不失为普通中小企事业单位的首选方案。 
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