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浅析会计电算化条件下的企业内部控制
随着信息技术的普及,实行会计电算化管理的企业越来越多。企业在建立了电算化会计系统后,会计核算和财务管理的环境发生了很大的变化:一方面,由于使用了电算化管理,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高;另一方面,会计电算化的实施,也给企业的内部控制带来了许多新的挑战。因此,如何充分发挥会计电算化的便捷高效,使企业内部控制在新的环境下不落后于形势,确保企业财产的安全,为企业经营决策提供完整的信息,创造更高的效益,建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。

  一、电算化会计特征

  会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,它是一个用电子计算机代替人工,实现记账、算账、报账、查账并替代部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、判断乃至提供决策的过程。从某种意义上说,电算化会计是为了满足企业制度的需要,对传统会计进行改造和整合后产生的能适应信息化要求的新型应用型学科。与原有手工记账相比,具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点。它的使用,可以节约大量的人力、物力和时间。

  二、加强电算化条件下的内控制度

  内部控制是企业在会计工作中为维护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各项规章制度、组织措施管理、业务处理手续等控制措施的总称。严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证。国内外会计电算化的实践表明,计算机本身处理出错概率较低,,但人为造成出错和舞弊的现象有增无减,而且一旦出现舞弊,损失巨大。因此,强化内控管理,制订有效的电算化环境下的内部控制制度,提高电算化的管理水平,是建立内部控制制度的内在要求,也是提高企业管理水平的重要途径。

  1.加强机构和人员的管理与控制

  会计核算软体投入正式使用后,对原有会计机构必须做相应调整,要对各类人员制定岗位责任制度。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括:直接管理、操作、维修电脑及会计软体系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等等。这样通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制,来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性。

  2.加强系统操作环境管理和控制

  操作环境包括系统操作过程以及系统的维护。操作程序控制主要通过制订一套完整而严格的操作规定来实现。操作规程应明确职责,操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件。如规定交接班手续和登记运行日志,规定资料备份及机器的使用规范,规定软碟专用以防病毒感染。系统维护包括硬体维护和软体维护,硬体维护主要包括:

  (1)定期进行检查并做好记录。

  (2)在系统运行过程中出现硬体故障要及时进行故障分析并做好记录。而软体维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。

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