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会计电算化对传统会计原理的冲击
十八世纪,蒸汽机的发明,宣告了工业社会的来临。自此人类创造财富的基本方式由农业转向工业。伴随着机器大工业的发展,会计作为货币计量的主要单位,从价值方面对经济活动进行完整、连续、系统的反映和监督,从而成为企业提高经济效益的管理活动;从数据处理来看,会计是一个信息系统,通过对大量原始数据的收集和处理,反映企业财务状况和经营成果,对企业管理者做出正确决策,功不可没。经济发展的历史证明:经济越发展,会计越重要,发展经济离不开会计。那么,相应地对会计数据的处理手段。便提到日程上来。

  一、会计数据处理的几个阶段

  1.手工处理

  主要是指靠人工进行会计数据的收集、分类、汇总、计算的一种形式。在会计发展史中,手工处理一直占据主导地位。其最大优点是它具有良好的适应性和可靠性;最明显的缺陷是它的低速度低效率及高差错率。

  2.机械处理

  19世纪末到20世纪初,这时正是西方主要资本主义国家工业经济大发展的时期。在这个时期,企业的规模日渐扩大,会计也越来越重要,会计数据处理的工作量加大。这种情况,便产生会计数据处理技术方面的创新,最具代表的穿孔卡片系统。整个系统由穿孔机分类机卡片整理机、机械式计算机及制表机等几个部分组成。它没有被广泛推广,主要原因在于它体系笨重、庞大,成本过高,操作困难,稳定性差。

  3.计算机处理

  进人20世纪50年代,出现了人类历史上第一台计算机。计算机的出现,为会计数据处理更上一层楼,提供了有利条件。计算机具有算术运算和逻辑运算功能,自动完成对会计数据处理的过程。原始数据已经录人计算机就能迅速加以识别、归类和计算,并能储存结果,直到完成整个会计数据的加工处理工作。其优点是:实现电动运算,运算速度快,能连续工作,人为参与控制少,只要输人原始数据正确。就可保证提供会计信息的正确性。

  二、实现会计电算化的意义

  1.会计电算化的应用使会计信息的提取、利用更适应现代化管理的要求

  手工系统的会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为指定的主要依据,而电子计算机的应用改变了原有会计信息系统的组织体制。在电算化系统中,会计工作的组织机制以数据的不同形态作为制定的主要依据。虽然,这两种会计工作体制是截然不同的,会计电算化将手工会计对数据的分散收集、分散处理、重复记录的操作方式,改变为集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。这样便加速了会计信息提取、处理速度,使管理者能迅速决策,以免贻误商机。

  2.提高了会计信息的质量

  会计信息的质量表现为时效性、可靠性、重要性、相关性等,会计电算化将大大提高这些指标的质量,而且还可以充分利用计算机的优势,增强会计核算的深度和广度,使会计向多种量度发展,同时处理、存储实物量和与之相依存的货币量,在需要时提出来。

  三、会计电算化对传统会计原理的冲击

  1.记账规则的变化

  由于会计电算化可以通过数据库存入或者提取任何会计信息,因而从根本上消除了信息处理过程中诸多分类与再分类的技术环节,利用同一基础数据便可以实现会计信息的多元重组。也就是说,在手工条件下的日记张、总账、明细账、辅助帐,以及与之相适应的会计核算形式:平行登记、错账更正、结账、对账、试算平衡等记账规则的配置将逐渐失去其存在的意义。

  2.会计核算方法的变化

  在会计核算中,对于同样的经济业务可能存在不同的备选会计方法,这些方法各有优缺点。在手工条件下,受人力所限,系统只能选择主体认定的计算方法。传统会计方法的选择依据是:会计信息的决策有用性和简便性。一些能够使会计信息更加科学的会计方法由于操作上的难度而不得不放弃,如辅助生产费用分配中的代数分配法、坏账准备金提取中的帐龄分析法等。而在电算化条件下,无论多难的会计核算方法,计算机都能在瞬间完成。因此,简便性不再是会计方法选择的依据,会计方法选择的主要依据逐渐转向决策有用性。

  3.内部控制的变化

  手工会计中人与人的联系的主要的,因此内部控制主要是针对人的联系设计的。例如:授权控制与责任分工、凭证与记录接近控制等。电算化会计后,计算机、网络处理信息的集中性、自动性,使传统职权分割的控制作用逐渐消失,信息载体的改变以及信息共享程度的提高,又使手工系统以记账规则为核心的控制体系失败。对此,现代会计电算化的信息处理技术给企业的内部控制赋予了新的内涵。通常分为普通控制和应用控制。

  (1)普通控制

  普通控制室针对整个电子处理部门,为系统的安全可靠而对系统构成要素(人、硬件、软件)及环境实施的控制。包括:组织控制、系统维护控制、系统操作控制、系统的安全控制等内容。

  ①组织与管理控制

  组织与管理控制是通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制,其基本目的是建立恰当的组织机构和职责分工制度,以达到相互牵制、相互制约、防止或减少错弊发生的目的。其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。

  系统管理主要负责系统的软、硬件的管理工作,从技术上保证系统的正常运行。包括掌握网络服务器与数据库的超级口令,负责网络资源的分配,监控网络运行;按照主管人员的要求,对各岗位分配权限、对数据的安全保密负责;负责对硬件、软件、数据的管理与维护工作。系统管理岗位应保持相对稳定,若有变动应办理严格的交接手续。审核岗位主要负责监督计算机及软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。具体包括:审查机内数据与书面资料的一致性;监督数据保存方式的安全性、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;对系统运行的给环节进行审查,防止存在漏洞等。

  ②系统维护控制

  系统的维护控制是指为保障系统正常运行而对系统软、硬件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作。

  ③系统操作控制

  系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所赋予的权限对系统进行作业,不得超越权限接触系统。系统应制定适当权限标准体系,使系统不被越权操作,从而保证系统的安全。操作权限控制采用设置口令来实行。操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的标准操作规程进行。标准操作规程包括:软、硬件操作规程,作业运行规程,用机时间纪录规程等。

  ④系统的安全控制

  系统的安全控制主要是指运用数据加密技术,访问控制技术,认证技术等,对数据保密、保证程序不被修改,不被损毁、不被病毒感染,对网络访问身份进行控制。另外,网络应尽量使用光纤传输,接入口应保密,以保证传输介质、接入口的安全性。

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