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账务处理系统中辅助核算功能的应用
随着企业规模的扩大,生产经营活动的复杂化,企业所包含的业务活动的种类越来越多,所涉及的专业领域也越来越广,各种业务的工作量也越来越大。为了提高企业的管理力度和经营效率,很多单位实施了加强财务管理,细化会计核算的政策,对全部工作进行深入细致的分析,要求在此基础上进行明确的分类核算和管理。在传统的方法下,企业会开设明细账进行核算,这样增加了明细科目的级次,造成科目体系庞大,同时会给会计核算和管理资料的提供带来极大的困难。计算机账务处理子系统则借助计算机处理数据的特点,设置了辅助核算模块。通过该功能模块,不仅能方便地实现会计核算功能,而且能为管理提供快速便捷的辅助手段。

  一、辅助核算账的功能

  辅助核算账用于某些在日记账簿和分类账簿中未能记载或不完全记载的经济业务,作为备查账进行登记。在手工方式下,辅助核算是独立于会计科目分类核算的。一般是根据记账凭证分别登记会计科目分类账和备查账,两套账是各自独立的。科目分类账需要登记全部凭证,而辅助核算账仅需登记有关部分凭证,而且两次登帐交叉重复、工作量大、准确率低、不易核对。在财务处理系统中,所谓辅助核算功能,是指当一笔经济业务发生后,在进行记账处理时,不但要记到总分类账、明细账等正式账簿,还要求记到相应的辅助核算账簿。账务处理系统一般提供以下几种辅助核算账:单位往来辅助核算账、个人往来辅助核算账、项目管理辅助核算账和部门管理辅助核算账。

  二、辅助核算功能的运用

  (一)单位往来业务辅助核算

  单位往来是企业和其他企业间发生的经济业务。会计科目中的“应收票据”、“应收账款”、“预收账款”、“预付账款”、“应付账款”等都是处理单位往来业务的账户。当企业往来客户比较多,往来业务比较频繁,清欠、清理往来账的工作量大时,如果继续时使用手工方式的科目设置,如:

  113 应收账款

  11301 应收账款-广东 11302 应收账款——福建

  1130101 应收账款-广东——A单位 1130201 应收账款——福建——C单位

  1130102 应收账款-广东 ——B单位 1130202 应收账款——福建——D单位

  ……

  由此可见,将地区、单位作为往来科目的二级、三级科目的设置,造成科目体系庞大,给会计工作造成了极大的不便。因此,对于往来客户较多,往来核算管理要求高的单位来说,可使用系统提供的单位往来辅助核算账。

  实施步骤如下:

  首先,在系统初始化中对上述科目重新设置,将应收账款的性质定义为“单位往来”,即 113 应收账款 单位往来

  这表示上述科目要设立单位往来辅助核算账。接着,将具体的地区、往来单位等二、三级明细科目从科目体系中剥离出来,即

  01 广东

  0101 A单位

  102 B单位

  ……

  02 福建

  0201 C单位

  0202 D单位

  ……

  这些地区、往来单位等信息录入后,存放在单位往来通信录文件中统一管理。

  在输入凭证时,遇到科目性质为“单位往来”的科目,系统自动从单位往来通信录文件中提取地区、往来单位,供财会人员选择。这些往来业务数据保存在凭证文件中和专门用于往来管理的数据库文件中。财务人员可以对应收(或应付)账从不同角度进行统计查询,如:可以按科目查询、可以按单位查询,也能同时查询科目和单位。

  (二)个人往来辅助核算

  个人往来是指企业与企业内部职员之间发生的经济往来业务,如个人借款,差旅费借款等。由于各单位的经营性质、经营方法不同,有些单位的个人往来业务很少,有些单位的个人往来业务很多,业务发生也非常频繁。对于后者,在进行账务处理时,可启用账务处理系统提供的个人往来辅助核算功能。将个人往来业务的管理、清理工作纳入个人往来辅助管理中,可大大减少清理工作量,有利于加强个人往来户的管理。

  个人往来辅助核算的使用与单位往来辅助核算的原理相同。假设手工方式下科目设置如下:

  119 其他应收款

  11901 其他应收款——个人借款

  1190101 其他应收款——个人借款——张三

  1190102 其他应收款——个人借款——李四

  ……

  11902 其他应收款—— 差旅费借款

  1190201 其他应收款——差旅费借款——张三

  1190202 其他应收款——差旅费借款——李四

  ……

  要进行个人往来辅助核算,先对上述科目结构进行修改,并将科目性质定义为“个人往来”辅助核算。即

  119 其他应收款

  11901 其他应收款——个人借款 个人往来

  11902 其他应收款—— 差旅费借款 个人往来

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