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时间管理与管理效率研究

时间管理与管理效率研究
 
 
    【摘要】:

    本文以时间管理为主线,阐述有关时间管理的一些先进理念、管理方法以及与管理效率的关联性,从研究时间管理要解决的三大核心问题入手,着重探讨日常管理活动中有效促进管理效率提升的时间管理原则和方法,并在实际工作中应用和总结时间管理技能,以提高企业管理效率,使管理者成为更好的时间经理。

    【关键词】:时间、时间管理、管理效率、管理技能。

    【正文】:

    时间是我们拥有的最珍贵也是最有限的一种资源。能否利用有限的时间,最大限度地发挥个人的管理效能,这完全取决于管理者的时间管理技能。高效的职业人士有一个共同特点,他们都是管理时间的高手,而低效率的工作人员则无一例外地都不擅于管理时间。拥有高超时间管理技能的企业管理人士其效率都相当惊人,万科物业公司总经理王石介绍说,他的时间分为三大块,一块用于工作,一块用于社交,一块用于运动,像王石总经理这样的成功企业家,他们一天完成的工作通常比普通经理们一周完成的工作量还要多,但他们还能做到准时下班,不需留在办公室加班,处理积压的工作,周末能和家人朋友一起欢聚,享受快乐的社交生活。你不难发现,一个已经攀登到事业顶峰的企业领导者,必定谙熟时间管理技巧并能有效地掌握他们自己的时间,具备高超时间管理技能是任何一个成功的企业领导者所必须具备的条件。我们必须关注时间管理领域的发展动态,与时俱进,不断更新这方面的技巧。

    一、关于时间和时间管理的理论思考

    1、认识时间

    时间包含在人与事务中。就钟表时间而言,时间有其独特性:(1)供给毫无弹性。时间的供给量是固定不变的,它的供给量在任何情况下都不会增加,但也不会减少。因此,我们无法针对时间进行开源。(2)无法蓄积。时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论管理者愿意或不愿意,管理者都被迫按一定的速率消费时间。因此,我们无法针对时间进行节流。(3)无法取代。任何一种活动都有赖时间的堆砌。这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此,时间是无法取代的。(4)无法失而复得:时间不能像遗失物那样失而复得。它一旦丧失,则会永远丧失。而以数学的论点看,生存时间则是一种函数关系。活用时间,即为左右生活充实度的密度函数。因此,活用时间具有伸缩性、生命性和密度性。以一日工作八小时为例,如果以钟表时间计算,即为八小时。以生存时间计算,则要考虑时间的伸缩性、厚度及密度等因素。比较的结果,八个小时工作时间会产生膨胀收缩的效果。因此,持钟表时间观点的时间论,缺乏以人为中心,并且干涩无味。时间的本质,以“流程”而言,是属于意识流程、生命流程和时代流程,每一流程都能以时间的运动加以捕捉。由此看出,时间概念非常抽象,但的的确确存在于我们可以想象的任何地方,不仅关系密切,而且重要,我国谚语针对时间有最精确的结论:“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。”可见时间的宝贵。

    2、时间管理分析

    由于时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性,所以在各种资源中,时间最不为一般管理者所理解。正因为如此,时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍,也更为严重。因此,提出时间管理以及支配管理好有限的时间,是一个极其重要的管理要素。我们经常发现到大多数的管理者都非常忙。准确地说,事实上对于“忙”这个事情,我们又爱又恨:爱的是“忙”代表着我们还“活”着,我们还在做事;恨的是,“忙”又在同时戕害我们的身体,破坏着我们的家庭,甚至“忙”也不代表着一定有效率、有着一个美好的未来。其实这种“忙”,就是我们的管理者缺乏对时间的有效管理造成的。

    时间管理就是有效地应用时间这种资源以便我们有效地取得个人的重要目标。管理者要很好地完成工作就必须善于利用自己的时间。工作是很多的,时间却是有限的,时间如此宝贵,更为稀缺。没有时间,计划再好,目标再高,能力再强,也是空的,它可以稍纵即逝,也可以发挥最大的效率。因此,如何利用这有限的时间,发挥最大的管理效能,即既要达到我们的工作目标,又要使我们的工作轻松愉快,就是时间管理所追求的最高境界。所以,不懂得利用时间就是最无能的管理者,浪费时间就等于浪费企业的财富。

    二、时间管理理念的演变过程

    随着社会团体在组织机构和运作上的日趋成熟,时间管理这一概念也就应运而生了。18世纪以前,最大的障碍是无法精确地计算时间,导致无法计算时间的利用率。本杰明•富兰克林被认为是时间管理理论的创始人,他尝试在工作中学习确立阶段目标,以及确定工作优先顺序。他随身有一个黑本子,记录下他每天应做的工作,也就是现在我们所说的“工作日志”。18世纪,美国发明家伊莱•惠特尼完善了关于效率和工种的理论,他的想法是用机器代替工人去制造武器,提高效率。19世纪和20世纪早期,工人们被强制接受精确时间概念,由此产生了时间管理的核心理论之一的“帕累托定律”,它指投入20%的有效时间能产生80%的成果。同时代的富兰克•泰勒是科学管理理论的创始人,他建议通过工作研究来测量和提高工人的效率。

    从50年代开始,个人时间管理才被视作一门重要的学科,到了80年代和90年代,以斯蒂芬•柯维为首的重要的时间管理专家们大力提倡时间管理,认为时间管理的技巧可以运用到各个领域,如记录和设置目标。进入二十一世纪,信息时代给予管理者对时间管理的要求发生了根本性的变化,这时候的时间管理的要素与核心是改变思想而不是行为,是一种思维方式的变革。这种时间管理强调的是一种人生的远景,而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来。

    三、管理者时间资源与管理效率

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