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文件质量控制的原则和方法

文件质量控制的原则和方法
 

    【摘要】:本文以控制理论为指导,结合本职工作经验和相关事例分析,由文件的特点和效用以及文件质量的内涵入手,阐述了文件质量控制应当着重把握好的合法性、必要性、规范性、准确性和时效性五个主要原则。结合实际工作经验列举了文件质量中经常出现的问题表现,分析了其带来的负面效应及其产生的原因。根据问题表现及其原因,有针对性地论述了控制和提高文件质量的关键点和方法。

    【关键词】:文秘工作 文件质量 控制原理 原则 方法

    【正文】:

     文件又称公文,是领导机关实施领导或传达撰文主体主要意图的重要工具,是指导和商洽工作、请示和答复问题、沟通和联络的重要手段。公文质量是一个部门或单位工作质量、工作效率、工作作风和工作水平的综合反映。质量低下的公文将严重影响公文的效能,甚至会失去公文的实际意义和法律效用。因此,采取有效措施,控制、提高和保证文件的质量具有十分重要的意义。

     《国家行政机关公文处理办法》规定“公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”,可见公文质量是一个运动概念,它贯穿于公文处理的全过程,涉及到公文处理的各个环节。《国家行政机关公文处理办法》还规定“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全”。照此规定,公文质量应当是一个综合性概念,包括内容的准确性、安全性,行文的必要性和时效性等等,其核心是“高效”。

     一、文件质量控制的原则

     文件质量的控制是公文管理的重要环节。根据控制工作的原理,控制工作的第一步就是拟定标准,因此对文件质量的控制也应当首先确定一定的原则和标准。同时根据公文的特点和公文质量的一般要求,我认为,文件质量的控制应当着重把握好合法性、必要性、规范性、准确性和时效性这几个主要原则。

     (一)合法性原则

     “行政机关的公文(包括电报,下同)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具”(注1)。同时,国家和部门、单位的规章也多以公文的形式(如:令、公告等)发布。因此,合法性也就成为衡量文件质量的根本原则,文件的拟写和审核都应该把合法性放在首要位置。《国家行政机关公文处理办法》明确规定“部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销”,而“公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力”,“对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。”可见,不符合国家公文处理有关规定公文质量要求的公文,是不具备法定或者特定效力的。而公文法定效力的产生和维持需要全面的公文质量管理来保障。

    把握公文的合法性原则应当做到:

     1.熟悉相关法律、法规、规章和制度

    文件起草者应当首先树立依法行政的意识,熟悉相关法律、法规和规章,以及部门的相关规定,以法律为准绳,在根据实际情况有针对性地起草文件过程中,保证文件的内容和要求不与法律法规的要求相冲突或违背。

     2.保持文件制定的连续性和承继性

    随着社会发展的变化和时代背景的变迁,以及法治社会的不断完善,现行的或即往的法律和法规等会被修订或废止,新的法律法规也会应运而生。这些都会对文件的效能产生一定的影响。同时由于体制的变化、超出适用期限等原因,已发文件也会不符实际或失效。因此,对即往文件特别是部门规章和规范性文件进行及时清理、修订、废止或补充,便成为保持文件承继性的必然要求,这也是行政许可法的统一部署。其次,还要保持文件制定的连续性。即保持政策的连续性,使前后发出的文件之间不相互抵触或矛盾。

     (二)必要性原则

    文件的拟写都有预定的目的和作用,有的是为了规范某一类行为,有的是发布某一个部门规章,有的为商洽某一类业务或事项,有的为了答复请示或作出解释……这些也就决定了某一个文件制定的必要性。因此,应该坚持实事求是的原则,确定和把握文件制定的必要性。这也是我们在整顿文风过程中反复强调的原则,更是精简文件提高办文办事效率时首先判断的标准。一直以来,我们的一些同志养成了文牍主义的作风,凡事必以文字形式,因此造成了以文件贯彻文件、层层转发文件等一系列不必要文件的产生,且不说这些文件所引发的形式主义、效率低下的后果,仅就其最终形成的“文山”,也足以让人狠下决心坚决制止。因此我们在起草文件和公文审核过程中,应当尽量杜绝那些没有必要的文件的产生。

    把握必要性原则的关键是:

    1.树立正确的发文观

    文件起草者和审核者都应该将“是否确需行文”作为起草和审核的第一标准,将那些可以通过电话回复、会议传达和便函回复的文件消减下来,对于那些内容空洞、无实际意义的文件做到坚决不发。

    2.把握文件的目的性

    一个有实际意义的文件应当准确把握上级机关的指示、意见和要求,完整、准确地体现发文机关的意图,实事求事,全面、准确地反映客观实际情况,如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

     (三)规范性原则

    公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。正如我们通常所关注的,对公文质量的考核很多反映在直观的指标上,如:文件的外观格式是否符合要求,内容结构是否严谨,语言表述是否准确简炼、运转流程是否规范合理等等。其中不乏可以掌握的量化指标。因此我们可以从这些具体的直观指标入手,使文件形成、运转和效能规范化。具体表现在:

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