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试论信息在公共管理中的作用

试论信息在公共管理中的作用
 
    【摘要】:

    信息是公共事业管理的基础,也是实现公共管理的工具。随着知识经济时代的到来和全球经济一体化进程的加快,日新月异的信息化加速和推进了政府管理职能的转变,赋予了公共管理新的内涵,公共信息资源在公共管理中的地位愈发显得重要。本文从信息在公共管理中的基础地位谈起,探讨了信息技术在推动公共管理中产生的作用,分析了当前公共管理中信息化建设存在的问题和原因,研究了有效开发和管理公共信息资源的方式和途径,提出了政府信息化成为推动科技进步、繁荣市场经济和社会全面进步的关键。

     【关键词】:

    信息 公共管理 信息化 政府信息化 信息批露

    【正文】:

    所谓公共管理,即公共部门对公共事务进行管理的社会活动。具体说来,是公共管理主体为了解决公共问题,实现公共利益,运用公共权力对公共事务施加管理的社会活动。公共管理主要包括国家公共管理、政府公共管理、社会公共管理和国际公共管理。在社会主义市场经济条件下,作为公共事务管理主体的政府,其主要职能是“经济调节、市场监管、社会管理和公共服务”,要实现各项管理的高效实施,关键在于按照知识经济时代的要求,通过加强信息化建设来推进公共管理的现代化。

    一、信息是实现公共管理的基础

    (一)信息是公共管理决策的依据

    西蒙说过,管理就是决策。 信息是决策的基础、编制计划的依据,正确的决策主要取决于对所需信息掌握的程度。由于咨询、决策技术与决策者的素养都与信息工作休戚相关,因此,准确、可靠、迅速地收集、处理、传递和利用信息,是决策的基础的基础。在世界各国,无论是战略决策或战术决策上出现的失误,究其根源,往往是情报信息不完备或不准确所致。决策是“流”,信息是“源”,没有信息,决策便成了无本之木,无源之水。

    (二)信息是公共管理组织的脉络

    信息是管理的各个层次、环节、部门互相联系的纽带,是整个组织正常活动的脉络。在公共事务的规划、决策、领导、调控、执行和目标实现的整个过程中,都离不开信息。决策时不仅要对事物进行定性的研究,还要运用科学的方法对事物做出定量的分析,这就必须以反映事物变化的大量信息材料为基础。在具体的执行中,信息作为行政系统内相互连接的重要媒介,将各个部门、各个环节连成一个整体,管理系统的各个层次、各个部门将根据获取信息的内容、数量、种类、质量、形式、时间等变化,来针对目标不断调整措施,保证管理的效果,信息不足和信息不对称都会严重影响政府的效率和公信度。

    (三)信息是公共管理的工具

    在公共管理中,信息是无法替代的一种沟通工具。从一定意义上讲,管理过程也就是利用信息进行控制的过程。行政组织通过单向沟通与双向沟通、横向沟通与纵向沟通、书面沟通、口头沟通与非语言沟通、正式沟通与非正式沟通等形式,进行信息的交换和服务,不仅在决策前提供准确、充分的信息,研究提出可供决策参考的建议、方案,而且在决策实施及实施后,反馈社会各方面的反映、变化和取得的成效,来补充、完善决策,及时调整和改进工作,在动态中实现管理目标。没有正常的信息沟通,公共管理中的控制就无法进行。

    二、信息化是公共管理的发展方向

    当信息未被充分加以利用而处于休眠状态时,它只能是一种智力因素,还不能带来实际的社会效益和经济效益。知识经济时代,信息改变了人们的生活方式、工作方式和思维方式,也推动了传统政府的管理职能向现代政府的管理服务职能转变。互联网使信息在全社会的共享程度空前提高, 传统的政府管理面临全新挑战,金字塔式的纵向政府管理结构受到了冲击。信息技术的发展,使政府信息化成为必然。政府信息化就是应用现代信息和通信技术,将管理和服务通过网络技术进行集成,对政府需要的和拥有的信息资源进行开发和管理,来提高政府的工作效率、决策质量、调控能力、廉洁程度,从而推进政府的组织结构、业务流程和工作方式不断改进,来更好地、全方位地向社会民众提供超越时间、空间与部门分隔的限制的优质、规范、透明、符合国际水准的管理和服务。

    (一) 信息技术推动了政府信息化的进程

    信息技术革命,使现代行政管理系统的管理组织运行日益技术化,管理手段日益现代化。随着信息高速公路的开通和拓展,人们建立了许多从前无法想象的管理系统,办公自动化、多媒体、计算机设备等开始成为行政管理中的重要硬件;现代的管理方法,如全面管理方法、优选法、价值工程、网络技术、线性规划、计划评审技术、技术经济分析、预测技术等等,得到了网络信息技术的支持并贯穿于整个管理过程之中。

    信息技术的发展极大地推动了传统政府由管理型向服务型转变,政府职能由管理控制转向宏观指导。信息技术保证了行政组织成员间的全方位沟通和组织与组织之间的信息交流,使行政组织要完成与过去同样工作量所需的行政人员大为减少,不断推进行政组织更加精干高效。

    (二)政府信息化推进了公共管理的现代化

    传统政府组织结构是一个刚性化的机械式组织,有固定的职位、严格的层级关系和层层传递的信息渠道,庞大的中间管理层承担着繁杂的“上通下达”信息。网络化时代,大量复杂的信息能够通过网络实现迅速、及时地传递和处理,从而大幅度减少中间环节,扩大管理幅度,减少或者取消了组织中间管理层次,压平了组织结构,推动了组织横向的联系、沟通与协作,大大提高了组织的反应能力和工作效能,并减少了人力资源成本。同时,信息化通过提高沟通与合作的能力,有利于提高行政组织的绩效。

    全新的行政方法和行政措施,如决策支持系统(DSS)、电子会议系统(EMS)、远距离控制、分布式工作的统一协调、动态网络计划等为公共事务提供了强有力的支持。 我国政府上网工程用一整套全新的管理方法,如各大银行网上支付、海关总署报关单和外汇联网的外汇核销系统、工商局红盾信息网企业数据库、国税总局增值税发票稽核系统和电子报税等,都有效地降低了行政成本,提高了行政效率,提升了服务经济的效率,提升服务公众的质量。

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