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谈高校工程项目的内控管理

〔摘要〕内控管理为高校装饰修缮工程管理之根本。它包括静态内控和动态内控 , 静态内控是指管理制度的设计和管理机构的设置 , 而动态内控是静态内控的具体实现过程 , 它包括项目的整体规划、可行性研究、招投标、审计、付款等过程。可以说 , 静态内控是动态内控的前提和基础 , 动态内控是静态内控的实现 , 两者相辅相成 , 缺一不可。
    近几年各大院校都飞速发展 ,为了满足师生员工的工作、 学习和生活的需要 ,各学校每年都投入相当一部分资金用于装饰、 修缮工程。然而就其投入与产出的结果来看 ,往往是不理想的 ,主要表现在: 1.应当招标的项目不进行招标 ,或者在招投标过程中有违规操作现象; 2.管理人员专业素质不高 ,缺乏相互协调、 相互监督; 3.工程项目不经讨论就实施 ,导致重复施工或改造后项目无利用价值; 4.工程质量不符合要求; 5.审计力量相对不足等等 ,这些都表明高校在装饰修缮工程的管理中存在不少问题 ,而这些问题的存在暴露了高校内控管理的不足和滞后。 
    内控管理包括静态性内控和动态性内控 ,静态内控是指管理制度和机构设置 ,而动态内控是实现静态内控的具体活动 ,它包括项目的整体规划、 可行性研究、 招投标、 审计、 付款等过程。可以说静态内控是动态内控的前提和基础;动态内控是静态内控的实现 ,两者相辅相成 ,缺一不可。笔者认为 ,在众多管理中 ,内控管理是工程管理之根本。只要抓住了内控管理 ,其它工作就水到渠成 ,相反 ,一旦忽视了内控管理 ,而只顾施工质量管理等方面的话 ,效果往往事倍功半。
    一、 建立健全科学规范的管理制度 ,实现工程项目静态性内控
    制度是大学的组织架构及其运行规则 ,任何理想主义的精神文化 ,如果没有严格的制度作为保证 ,社会就变得苍白无力[ 1 ]。这一点在工程项目内控管理中显得尤为重要 ,因此我们必须建立一系列科学规范的管理制度来约束我们的行为 ,保证工程项目静态性内控实现。管理制度的科学规范性体现在它的稳定性、 可操作性以及可预见性等。就稳定性而言 ,每一条内控制度都应是人们根据实际工作经验及现象不断总结提炼而成 ,它具有合情、 合理的特征 ,我们可以不断地健全充实它 ,但是在一段时间内它应是稳定的;另外我们所制定的制度是便于执行的 ,而不是难以遵守、 操作 ,仅仅存在于表面形式上 ,它要求能具体贯彻到实际工作中去;可预见性要求我们运用科学发展观建立能防患于未然的管理制度。首先 ,建立招投标制度。招标投标的法律意义是为了规范招标投标活动 ,保护国家利益 ,保障业主权益 ,保证项目质量[ 2 ]。在这个意义上 ,可以说成功的招投标有利于建设成本的降低和工程质量的提高。为了规范这项活动我们应在制度中明确多少万元以上的项目必须本着“ 公开、 公平、 公正和诚实信用 ” 的原则进行招标、 议标。对一些零散的或者有特殊情况急需开工的 ,也可以不进行招标 ,但应由工程管理部门直接指派信誉较好的施工单位签订合同后再施工 ,合同中明确结算依据、 浮动比率等。 
    其次 ,建立施工现场签证权限和工程变更会签制度。对施工现场签证不加强制度管理就容易产生舞弊行为。我们应在制度中明确现场管理人员的签证权限 ,如工程量确实较大应及时通知审计、 监察、 财务等部门到现场共同确定 ,最终将决算送审计部门审计。同时应建立完善工程变更的程序和手续 ,保证变更内容的合理性和可行性。      另外 ,建立竣工验收制度、 结算审计制度、 财务制度、 资料汇编制度等等。通过这些制度的建立、 健全 ,达到从宏观上促使我们管理人员加强责任心 ,工作上不敢有丝毫懈怠;同时对施工方来说也起到很好的督促作用 ,不敢有蒙混过关的侥幸心理 ,势必会加强工程管理 ,确保工程能顺利验收、 结算过关。相反 ,不建立这些内控约束制度 ,无论甲方还是乙方行为将不受任何条约制约 ,造成的后果是工程管理一片混乱 ,工程质量不合格的现象。 
     二、 建立健全管理机构 ,提高相关人员素质 ,实现工程项目静态性内控 
     小型基建项目的工作内容具体、 繁琐、 环节多。而许多院校因为是小型项目就忽视了对它的管理 ,往往没有专门的管理机构 ,而是由某个部门或科室兼管这项工作 ,造成管理人员职责不明 ,相互间缺乏协调性、 牵制性、 监督性;程序上缺乏制度性;操作上缺乏规范性。所有这些带来的负面影响是:工作效率不高 ,要么不认真把关 ,要么人为地增加工作难度 ,最终不利于工程质量的管理。我们设置小型基建项目管理机构的原则是合理分工、 各司其职 ,主要表现在分工的合理化、 科学化。通过在管理机构内建立健全前期预算管理、 技术管理、 招投标管理、 施工现场管理、 财务管理、 资料管理 ,这样几套班子既达到相互协调、 相互牵制和责任明确到人的局面 ,又有利于分工专业化 ,提高工作效率和效益。     另外 ,要加强工程管理人员的政治思想教育 ,提高职业道德素质。不能因为工程管理部门不属教育一线 ,就放松了对工程管理人员的思想政治教育 ,导致个别人在思想素质、政治觉悟、 理论水平等方面也降低了对自身的要求 ,这些将直接影响到他们的工作实践。只有相关人员的政治思想素质提高了 ,才能做到自我教育、 自我约束、 自我提高。最后 ,要提高工程管理人员的专业素质。专业素质不高容易在工作中造成被动。个别施工单位故意把工程预算做得很复杂 ,以套取高的定额子目 ,提高计费标准 ,扩大取费范围 ,甚至明目张胆地加大工程量来提高工程造价 ,这就需要我们工程管理人员业务精湛 ,只有不断学习 ,努力提高自己的专业知识 ,才能变被动为主动 ,真正起到维护学校利益

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