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ERP的成功实施文档一个都不能少
窗外,寒冷冬日正散发着暖暖阳光味道,空气中带着微醺。但一阵冷风吹过,让我顿生寒意。最近接手一个实施到一半的ERP项目,接手这个项目时只有片言片语的几份简单文档,没有详细的实施计划,更没有详细的实施记录。此项目让我深深感受到没有实施文档的痛苦,所有的一切都要自己重新摸索,客户不耐烦埋怨我们实施顾问内部没有沟通好的态度和神情,让我百感交集,这里说一下我对实施文档的体会。

  什么是实施文档?

  当我从前任负责实施同事手中接过“薄薄两页纸”的实施文档时,我难以置信的看着他问“没有了吗?只有这些?”,我同事尴尬的点点头,然后他再说了一句让我吐血的话“实施计划和记录文档都在我心里记记清清楚楚呢。”这完全是对实施文档的误解,也是许多ERP实施顾问的通病。

  项目实施文档是用来记录、描述、展示实施过程中一系列信息的处理过程,通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。例如分阶段实施计划文档,标准业务流程文档,标准编码及数据文档,标准参数设置文档,功能操作指南文档。这些文档将会伴随着ERP实施的各个阶段逐渐充实、完善,也同时记载了整个实施的过程和成果。

  作为实施顾问人员,在实施过程中应将各种标准实施文档提交给企业,以确保ERP实施项目的质量。也就是说,实施顾问与企业之间的工作与文档的提交息息相关,它描述项目实施过程的每一个细节。因此,从某种程度上讲,项目管理的核心其实就是文档管理。

  (1)项目文档有助于项目管理水平的提高。从内容上说,项目文档大致可以分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分,其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息,为实施人员提供决策依据,以保证项目的顺利实现;另一方面,过程文档也是实施过程最为宝贵的资产,通过对过程文档进行归纳和分析,可以对实施项目的成功经验和失败教训了然于胸,从而使后续项目运作更加有的放矢。

  项目管理者联盟,项目管理问题。

  (2)项目文档是项目成果的体现形式。项目的阶段性成果是以文档形式体现的,由此人们熟知的一句话“项目的运作在一定程度上是由文档驱动的”是有道理的。从文档的角度来看,ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。在ERP项目实施的过程中,每项工作的事前计划、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档,文档包括与项目相关的资源及其使用情况。因此,实施文档是ERP项目的一部分,没有正式文档的项目实施,就不是规范的ERP实施。文档的编制和管理在ERP实施中占有突出的地位和相当大的工作量,高质量地编制、变更、修正、管理和维护文档,对于提高项目实施的质量和客户满意度有着重要的现实意义。

  文档对项目实施起到什么作用?

  与本项目前任负责同事沟通中了解到,他对实施文档的作用存在非常多的误解,认为实施的事情本来就多,有许多客户抱怨的事情要处理,根本没有时间来写文档。有了这样的想法,就开始忽略文档,怎么忽略呢?认为写文档太累了,能用嘴说的就不用手写,能简单写的就绝不详细写。当需要汇报的时候,好吧,我讲给你听,动嘴肯定简单多了。实际上,实施文档是一种工具,古语云“磨刀不误砍柴功”。

  (1)提高项目实施过程的能见度。标准规范、齐全的文档会详细记录项目实施过程中发生的事件,便于实施人员掌握项目实施进度、实施质量以及各种资源的调配。同时,文档有助于实施人员与企业人员明确了解各自的职责,信息互通,共同把握实施过程的节奏。

  (2)提高项目的实施效率。项目成员用一定时间编制、整理软件文档,可以使实施人员对各个阶段的工作都进行周密思考和理顺、找出存在的问题,从而减少差错,提高项目实施质量。通过对文档的检查,在项目实施早期发现文档错误和不一致,加以及时纠正,可以减少深入项目而导致的大问题的出现和为纠正失误而付出的更大的成本。

  (3)便于项目成员之间的交流与合作。描述清楚、完备的文档便于企业了解实施过程中的各项指标,为企业与实施顾问之间架起的一座桥梁。文档是一种无声的语言,它记录了项目实施过程中有关软件配置、运行、维护和培训等方面的信息,有利于管理人员、实施人员、操作用户之间的交流和合作。

  (4)操作指南文档可帮助最终用户规范化操作,强化培训效果。操作人员对ERP系统的认识更多地是来自使用说明文档,这些文档可以提高操作人员正确、快速地操作软件。

  (5)有利于项目实施的监控作用。ERP实施是一项风险很高的工程,需要进行严谨的项目监控。阶段性的检查、评审和文档化成果是重要的方法之一,详尽而规范的实施文档成果不仅有利于监控项目进度,也利于项目验收。

  实施文档是厂商专业能力的体现.ERP厂商能否在市场上具有强大的生命力,一般可以从两个方面进行评价:①能否向客户提供适用的ERP软件。②能否提供有效的咨询实施服务。而对于后者,实施文档的提交是其中一个重要因素。

  (1)专业实施服务能力之一就是文档的编写。专业的实施文档涉及一个实施顾问的做事能力和风格,是体现实施顾问的行业经验标志之一,也是ERP厂商实施能力成熟与否一个重要标志。因此,实施文档的专业水平成为体现ERP厂商整体竞争力强弱的一个重要指标。

  (2)文档化能规范实施问题的反馈。实施过程中肯定会遇到各种各样的问题,诸如软件问题或实施设置等需要向软件厂商反馈来寻求解决,这类问题的反馈和解决也属于考查厂商专业能力的一部分。

  项目管理者联盟文章,深入探讨。

  这类问题主要分两种情况:①是重要的反馈迟迟得不到解决和回复,当文档化做得好时,在出现问题的时候,打开文档可以一目了然,责任不会被推卸。记得卡耐基说过,通常的人是不会或者没有人愿意承认自己是错的,即使承认了,也并不是100%地这么认为。我们在实施过程中就要避免滋养这样的细菌生长的环境。②是有些问题在不同部门和不同的阶段频繁出现,简单而又琐碎的重复问题会让实施顾问疲于奔命,效率低下。这时,一个文档化的FAQ问题集对项目实施就显得意义重大。

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