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一、工程管理资料的依据
在工程建设管理过程中工程资料之重要性可以借用“以事实为依据,以法律为准绳”予以概括。如何真正理解这句话,我认为工程资料是以现场的实际发生为记录依据的真实记载,而现场的实际发生必须要执行国家的法律、法规、强制性条文等,如《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国安全生产法》、《建设工程安全生产管理条例》、《建设工程监理规范》及各施工规范、验收规范、设计图纸、设计文件等,还包括各地方性标准等等。而在实际执行中却发现在各参建方管理者口中都很认同资料的重要性,可在实际操作中却并非如此。根据我多年的现场工作经验,认为可以采取对各参建方新入职人员制定一定时段的资料亲身涉足,以从资料管理工作中对工程建设框架、程序及对资料工作的重要性有足够的了解和重视。
二、工程资料管理的实施及主要内容
(一)工程资料的收集、形成、整理工作的实施
工程项目负责人对工程建设全过程管理工作负责,并需要建设单位、监理单位、施工单位等各责任主体来共同完成建设工作。从而资料的收集、形成、整理工作需要在项目负责人的领导下实施,且设专人分级管理,亦要求资料管理人员必须具备高度的责任感、认真的工作态度和相应的专业知识,以确保资料的真实、有效、完整、齐全,便于日后的追溯和利用。
(二)工程资料包括的主要内容
工程资料主要包括:立项的前期资料、招投标资料、合同文本、政府文件、设计文件、施工文件、监理文件、施工图纸、施工准备资料、施工阶段资料、监理资料、竣工资料、竣工图纸等,复杂且系统、全面,是法制化、规范化、科学化管理的标志。


篇首注释:
作者茅静怡,咨询管理公司工作,职称工程师,职务为工程部部长,从事多年监理工作。现管辖的工程监理项目有二十余项,遍布市区、四郊五县及经济开发区。本文主要表述多年从事施工现场监理工作及监理公司内部管理工作的体会----目前存在的主要问题之一是:各参建方都认同工程资料非常重要,必不可少,必须重视,可实际却又不是很重视。
工程从立项到竣工验收归档,各项检查离不开资料,过程验收离不开资料,竣工验收离不开资料,移交备案更需要资料,存档被查还是需要工程资料。因此对资料的重视不能仅停留在思想上,必须要付诸于实施。


三、工程资料的重要性
(一)工程资料与建筑实体的关系
工程建设离不开管理,工程管理离不开实体和资料,工程资料是实体的图文记载和真实写照,贯穿于工程建设和管理的全过程,其作用尤为突出和重要。因此在工程建设和管理平台上工程资料和实体是两个不可或缺、不可分割的重要组成部分,是紧密相连的。
(二)工程资料特点
工程资料是信息资源的重要组成,是工程建设全过程中形成并收集汇编的文件或资料的统称,是项目施工前期、施工过程及施工成果的真实反映,是从工程可行性研究和立项开始到竣工验收、交付使用全过程的各种阶段的信息记录,是一项系统、全面的工作。具有真实性、多专业性、时效性、分散性、复杂性、综合性等特点。
(三) 工程资料的控制作用
工程管理涉及成本控制、进度控制、质量控制、合同管理、信息管理和组织协调等方面,这些方面的工作都需要工程资料和文件来控制、指导、约束和反应,是工程建设、结算的依据,是工程质量评定的记载,特别是对工程质量起到至关重要的控制作用。尤其在工程发生分包的情况下,在项目结算方面更能见工程资料的功效。因此工程管理离不开工程资料。
(四)工程资料的监督作用
工程资料对现场施工有反馈监督的作用,是该工程项目规范性、合法性的证明,是实体追溯的依据,不容忽视。有了资料的跟踪,项目负责人不用再凭着零星的材料和自己的记忆来对整个工程的节点进行控制。工程的各工序相关细节都存于工程资料中,一旦发生如数量不符、质量差异等,便可凭借资料记录追查到其中原因,也方便了项目负责人对工程的管理。每一个施工工序都能从资料上反映出它的时间、数量、人员、规格等特性。
(五)工程资料对建筑的修建、改建提供帮助。
(六)工程资料的借鉴、促进作用
工程资料可以作为今后施工及管理工作的一种借鉴,有重要的利用价值。有的项目负责人对这些文件往往不大在意,其实在这些文件中除了有关的工程数据外,对施工过程、管理过程的总结占了相当大的部分,优、缺点尽在其中,学习和借鉴这些文件对今后的工程管理将会有很大的促进作用。
四、工程资料在施工准备阶段的审查内容
施工准备阶段安全方面应落实的资料包括:审查或审核企业资质、人员资格、特种作业人员操作资格、施工组织设计及各安全专项施工方案、现场制度、应急预案、施工设施备案等内容。上述工作的落实是工程顺利开工的前提,是工程质量、进度和安全管理的保证,需要项目管理人员在项目负责人领导下来共同完成的。


(一)资质和安全生产许可证的审查
1.资质要求:承包单位必须具有与承揽工程类别、规模相符的资质等级证书,且证书合法有效(按时年检盖章生效),不得过期,不可冒用。
2.安全生产许可证要求:证书合法有效,不可冒用、不得过期(有效期3年)。
3.工程管理中常发生的现象:工程正式开工前的准备阶段,各承建单位提交的资质及安全生产许可证证书一般均符合要求,且经年检(仅个别分包单位报审的资质年检不及时,经指出后能予以完善)。但由于施工工期较长(1-3年,甚至更长时间),证书的有效期和资质年检的更新问题极易被淡忘,因为此时各责任主体已将关注点逐步转移到紧张的现场施工中,转移到施工的质量和进度上。所以在此提示项目管理人员应定期复查现场留存件,要随时发现,随时更新,随时完善。
(二)安全生产管理人员岗位资格的审查
项目经理和专职安全生产管理人员需要申报资格证书和安全培训证书。特别是项目经理要求具有国家注册建造师资格,同时必须接受安全岗位培训,且具有安全培训证书。主要表现为:工程开工前、人员到岗后施工方项目经理及安全生产管理人员岗位资格证均合格有效,但在施工过程中对证书进行复查时出现的现象往往与审查资质时发现的问题雷同,即主要由于跨年后证书未及时年检或现场留存件更新不及时所致,应予以同等重视。

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