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试论秘书的无约接待论文

无约接待是秘书工作过程中一个重要的方面,它的灵活、多样性的特点是有约接待无法替代的。本文主要分析了对无约接待的基本认识,了解无约接待的特殊性和作用,以下就是由为您提供的试论秘书的无约接待

无约接待具有客源的复杂性、客人来访目的多样性和无法预测性及接待方式方法的多样性和技巧性三个特点,并对秘书工作起着保障作用、公关作用、替补”和“挡驾”作用、信息收集与沟通作用,因此从事无约接待工作需要注意方法与技巧,既要热情接待、礼貌送客,又要坚持原则,并讲求方法灵活,为领导分忧。

接待工作是秘书的常规性工作,是组织沟通内部的“桥梁”,联系外部的“窗口”。从某种意义上讲,秘书的接待工作,是单位的门面喉舌,是塑造组织形象的重要途径。接待工作对秘书的综合素质要求相当高,它不仅要求秘书具备良好的个人素质,如精神状态、言谈举止、着装打扮等,更需要秘书掌握接待工作的基本方法、技巧,才能保证接待工作的成功。而成功的无约接待,更需要一个秘书良好的素养,娴熟的技巧,临危不乱的心理素质,机敏应变的能力,既能为领导排忧解难,又能让客人满意而归,塑造组织形象,维护组织信誉。

对无约接待的基本认识

无约接待是相对有约接待而言的,“在接待来访工作中,当有特邀的客人或代表团来访,工作单位应安排人员接待,这是有约接待,即指事先与组织有约定的接待工作。还有一种是事先没有约定的、临时来访的接待工作,称无约接待。”  无约接待是秘书接待工作的重要组成部分。

(一)无约接待的特殊性

1.无约接待客源的复杂性。在无约接待中,秘书接待的客人既可能是政府官员,也可能是新闻媒体,既可能是合作伙伴,也可能是竞争对手,既可能是外宾,也可能是内宾,既可能是熟悉的人,也可能是陌生的人,既可能是上级单位,也可能是下级单位,他们可能在国别、职务、身份、性别等很多方面具有复杂的特征。

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