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浅谈从文字服务质效谈企业秘书工作

从文字服务质效谈企业秘书工作在应对挑战中着力改进传统的文字服务方式,在改革创新中着力提高文字服务水平。

企业办公室是综合服务部门,也是重要的枢纽部门,既要发挥参谋助手的职能,也担负着上传下达、联系左右、协调各方的重任。办公室的地位和作用之所以特殊,就主要体现在办公室文字工作的特殊性上。随着现代企业制度的逐步建立,对企业秘书素质的要求越来越高。因此,秘书同志必须牢固树立和不断强化文字工作是办公室的“脸面”和“主业”两种意识,坚持以文立业,在应对挑战中着力改进传统的文字服务方式,在改革创新中着力提高文字服务水平。

一、做好秘书工作,要下功夫写材料,练好履职尽责的基本功

能不能写好材料,已成为影响秘书工作质量和效率的“瓶颈”,也是当前秘书部门迫切需要弥补的“短板”。从上级机关的职能来看,其工作指导主要是通过政策指导和典型指导来实现,这两种形式都离不开材料这个最基本的载体,都要通过写材料这个最基本的实践活动来实现。把写材料这个“瓶颈”和“短板”解决了,秘书部门的工作水平和面貌就会有一个很大的改变。

一要真正弄清楚什么是写材料。这是写好材料的重要前提。有人认为秘书部门主要是协调办事机构,不需要写材料;也有人认为写材料就是玩文字游戏,是虚的;还有人认为写材料是苦差事,甚至出现“躲材料”“赖材料”的现象。这些错误认识和行为,说明一些人对什么是写材料这个基本问题没有搞清楚。李瑞环同志在《学哲学 用哲学》一书中说,“领导干部的讲话、文章,不单纯是文字问题,而是对事物的看法,对客观规律的认识,对改造世界的意见,不是说着顺嘴就行了,起草文稿是很锻炼人的,尤其是年轻干部,必须养成这个习惯,要自己动手写稿子,能不能提高水平,能不能有个飞跃的进步,过好这一关非常重要。”因此,对秘书人员来说,写材料是讲政治的集中体现,是个人能力素质的综合反映,也是履行职责的重要表现。

二要弄清楚写材料应具备哪些能力素质。笔者人为,写材料必须至少具备8种能力素质:一是领会上级意图;二是了解掌握实情;三是有思想和政策水平;四是理论基础扎实;五是文字表达能力强;六是知识储备丰富;七是能吃苦;八是任劳任怨。写材料,对上级的意图把握不准,很难符合要求;对企业的情况掌握不透彻,容易脱离实际,没有针对性、指导性;思想和政策水平不够,写出的材料就会像白开水一样,淡然无味,甚至出现思想认识和政策把握方面的偏差;理论基础不厚实,就抓不住事物的本质,不能做到有的放矢;文字表达能力不强,材料就很难组织起来;知识的储备量,也关系到材料的厚度和张力,需要靠长期的、系统的、艰苦的积累;有吃苦的精神,才能在写材料上锲而不舍、精益求精,才能出精品、创一流;任劳任怨,也是写材料应具备的一种精神境界,否则就会斤斤计较、患得患失。就领会领导意图而言,有以下四种途径:一是自己揣摩,二是请教相关领导,三是求教同事,四是当面聆听领导教诲。

三要突出工作重点,切忌面面俱到。突出工作重点,就是坚持重点论。重点论告诉我们,在认识复杂事物的发展过程中,要着重把握它的主要矛盾;在认识某个矛盾时,要着重把握矛盾的主要方面。起草文字材料,也必须抓主要矛盾,突出工作重点。在起草文字材料过程中,如何突出重点呢?首先要明确什么是重点。一般来说,凡是能反映事物本质具有普遍指导意义的重要问题、主要任务、关键环节、工作做法、经验教训、办法措施等都是重点。

四要认真提炼概括,写出思想深度。起草文字材料不但是一个搜集资料、积累资料的过程,而且是一个研究工作、总结经验、升华理论的过程。文字材料的思想性,体现在材料、事例、情况和阐述的道理之中。要能从事实背后找出本质问题,上升到理论高度,得出规律性的结论。毛泽东同志曾对文字材料的写法指出:“只谈情况,不谈观点,是开材料仓库。人的头脑是加工厂,没有材料不行,有了材料要经过加工,要产生观点,用观点统帅材料。  五要讲究结构层次,注意语言得体。文字材料一般在结构上首先脉络要十分清晰,其次是线条要单一,再次层次不要过多。文字材料主要是说给人听的,拿给人看的,这就要求语言要实在、简明,要客观、翔实,有血有肉,有鲜活的东西,不能老是干巴巴的,就几个观点、几根筋,该用事例、数字说话时就要用事例、数字说话,该量化的就要量化。需要虚化时也得“虚”,该归纳的就要归纳,该概括的就要概括。

写材料是公认的苦差事。“操千曲而知音,观千剑而识器。”起草好文字材料的唯一捷径,就是不怕吃苦、多写多练,唯有长期笔耕不辍,才能最终修成正果。

二、要做好秘书工作,除了在文字材料上下工夫外,还要强化“五种意识”,来应对新形势、新任务和新要求

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