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浅论国际工程合同管理

一、引言

  大量的国际工程项目管理实践表明,合同管理使整个国际工程管理模块的核心。所有的国际工程项目管理工作都是围绕着如何圆满地完成合同而展开。合同管理的成功与否,直接决定着项目的成败,决定着业主与承包商“双赢”的合同目标能否实现。我从国际工程项目传统管理模式下承包商的角度谈谈国际承包合同管理的几个重要方面和工作原则。

  二、国际工程合同管理的特点

  1. 合同实施风险大。国际工程承包是一项高风险的事业,承包商面临的是不熟悉的荆棘谷环境、政治环境、自然环境、法律环境等。对环境的不熟悉、对市场的不了解等使得国际工程承包合同的实施困难重重、风险很大。

  2. 合同管理工作时间长。国际工程项目一般建设周期都比较长,加上一些不可预见的因素,致使合同完工一般都需要两年甚至更长时间。合同管理工作必须在长时间内连续进行。

  3. 合同管理变更、索赔工作量大。国际工程大多是规模大、工期长、结构复杂的工程项目。在施工过程中,由于受到水文气象、地质条件变化的影响,以及规化设计变更和人为干扰,在工程项目的工期、造价等方面存在着变化的因素。因此,超出合同规定的事项可能层出不穷,这就使得合同管理中变更索赔任务繁重,工作量很大。

  4. 合同管理的全员性。国际工程合同文件是整个工程项目工作中的集合体,同时也是所有管理人员工作中必不可少的指导性文件,是项目管理人员都应充分认识并理解的文件。

  5. 合同管理涉及更多的协调管理。国家工程项目往往参与的单位多。合同在时间上和空间上的衔接和处理各方面的关系,是相关的各个合同和合同规定的各种合同之间不相矛盾,在内容上、技术上、组织上、时间上协调一致,形成一个完整的有序的体系。

  6. 合同实施过程复杂。国际工程项目从购买标书到合同结束,从局部完成到整体完成要经历成百上千个合同文件。在这个过程中稍有疏忽可能导致前功尽弃,造成经济损失。所以承包商必须保证合同在工程的全过程和每个环节上都顺利完成。

  正是由于国际工程合同管理具有风险大、任务量大、实施过程复杂、需要全员参与和更多的管理协调的特点,决定了国际工程合同管理要有自己的特点。下面将结合苏丹项目的实践经验,从四个方面论述承包商如何加强合同管理从而实现合同目标。

  三.国际工程合同管理的管理经验

  1.了解和熟悉国际工程合同的法律环境

  法律高于合同,合同受法律管理。法律环境是工程合同实施的基本条件和游戏规则。合同的生效、解释、变更索赔和争议解决等环节追究起来无不涉及法律的原则和解释,国际工程合同与法律有矛盾时,通常以所在国的法律规定为准。因此,搞好合同管理就必须在相应的程度上研究法律问题。

  2、精确界定合同工作范围和计量计价

  我们的项目管理者有时缺乏合同合同规定的工作范围的认真研究,往往忽视附加工作和额外工作的本质区别。对于额外工作,承包商并没有义务一定执行,而需要协商、定价,必要时可以坚持签订补充协议;对于附加工作,也应区别几种不同情况,判定是属于合同清单一列的工作,还是合同清单未列出但又在合同范围内的。对于后者,应该定新的单价;核定新单价时,根据不同的情况又有多条原则。

  在精确划定工作性质后,应周密地进行计量计价工作。一是要将所有工作完整的计量;二是要注意边缘问题、变更问题,尽量多计算。有的承包商对计价规则和清单描述理解不清或经验不足,投标时说不准,项目进行中还拿不准某一项工作于清单中的哪一项对应。这样出现结算额大大低于合同额就不足为怪了。当然如果一定比例,根据合同还可以调价,那是另一种情况。

  对已完工作的计量结果要及时记入月账单,特别是对变更的工作内容。有些私人业主就是以拖延对变更的计量来降低承包商的同期付款额。计量计价工作还应包括:合同规定的对单价和总价的调整;由于附加工作延长工期及不利的现场条件造成的附加成本;合同规定的人工、材料涨价补偿;后续立法造成的附加成本等。

  3.注重工程变更和索赔

   当设计图纸、施工组织设计以及技术规范出现了让业主不够满意的情形时,业主就会根据这些因素的变化而对工程项目加以更改,使得工程项目某些部分的质量、形式以及施工的顺序等方面均发生变化。这就称为工程变更。在FIDC的条款规定中,国际工程承包变更是一个重要的内容。

  工程项目的业主应该在工程项目合同专用条款中制定合理可行的工程变更处理程序,并保证在实际的工程实施过程中严格地按照合同中的变更程序进行施工。笔者通过查阅相关的资料及实际的工程经验,先将工程变更的程序罗列如下几点:

   首先工程项目的项目负责人(或是工程师)需要准备一份经过授权的申请书,指出该项目需要变更的地方、费用估算以及工程项目变更的依据和理由;

    工程项目的负责人或工程师将申请材料准备完毕之后,需要上交给工程项目的业主,业主需要对该申请材料进行认真地查看,待其对申请进行了批准之后,此时项目负责人需要与承包商共同协商下即将变更的项目的价格,对变更工程的价格进行确定;

   如果价格等于或少于批准的总额, 则工程师有权向承包商发布必要的变更指示,如果价格超过批准的总额, 工程师应请示业主进一步给予授权;

   在紧急情况下, 不应限制工程师向承包商发布他认为必要的此类指示。如果在上述紧急情况下采取行动, 他应就此情况尽快通知业主。

  四、小结

  随着中国加入WTO以及全球经济一体化的趋势越加明显,中国越来越多的承包企业走出了国门,参与到国际工程项目中。而合同管理是是项目管理智能的核心,可以说合同管理的成功意味着项目成功的一半。在实际工作中,情况是多变的、具体的,承包企业应根据自己的特点和项目的特点,不断完善和提高合同管理水平,以求在国际工程承包的大市场中不断发展和壮大。

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