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档案馆现行档案的全宗排放论文

摘要:为了帮助大家设计撰写论文,为大家分享了档案的全宗排放论文,希望对您有所帮助,供您参考!

随着大量现行档案移交进各级各类档案馆,全宗排放工作中反映出的问题日益突出,因为全宗排放得是否科学,直接关系到工作效率的高低,基础工作的好坏,直接体现了档案馆的管理工作水平。

一、档案馆现行档案全宗排放的现状和所面临的问题

目前,对于全宗如何排放,可以说是普遍地令各级各类档案馆头疼的问题。许多档案馆现行档案全宗的排列,都是按照传统的做法,即凭经验在每一个全宗之后预留出位置,为以后接收档案而用。这一做法,在馆藏数量较少的时期曾经起到了一定作用,但是随着现行档案的不断移交进馆,馆藏数量的不断增加,它也就产生了某些弊端,其主要体现在以下两方面:

1?进馆档案全宗的无序状态,导致全宗排放工作的被动性。在实际工作中,接收档案进馆通常不是按照档案馆的全宗排放顺序进行的,而是具有很大的随机性。进馆档案无论从内容,还是数量上都有可能与我们先前的经验判断相距甚远,因而预留位置不很准确。时常是一个全宗的新进馆档案,挤占了相邻全宗的位置,这样就不得不忙于部分全宗的重新排放,因而打乱了整个的工作安排,并且造成了大量的重复无效劳动。

2?每个全宗后所预留位置的不科学,造成了管理工作的不稳定性和库房资源的巨大浪费。采用传统做法所预留的位置,往往是通过经验的判断,“一厢情愿”,估计而已。一个立档单位的档案无论从内容、数量还是特征上都会随着社会环境的变化而变化,但我们对其所预留的位置却没有改变,因此造成了管理工作的不稳定性和库房资源的闲置浪费。比如,当预留位置不足时,为了避免整个档案库房“大搬家”,通常是“见缝插针”或调整相邻全宗的档案,这样就会使档案拥挤不堪、取放不便,或者重新调整全宗位置,造成人力、物力的浪费和管理上的不稳定性。实际工作中存在这样一种情况:全宗之间会由于预留位置的不准确,使一些空间成为“嚼之无味,弃之可惜”的“鸡肋”。它所造成的浪费是惊人的,我们不妨做一个推测就足以证明这一点:如果每个全宗后留有30厘米的长度弃之不用,那么100个全宗之间将会有3000厘米的空间不能存放档案,这些地方如果充分利用,那么可存放1厘米厚度档案3000卷。这还没有考虑其它因素,单单是装具的浪费就是很可观的。

以上这些问题,造成了管理工作的被动与混乱:档案的经常性搬动,增加了对档案的磨损,不利于保证档案的完整与安全,而且也会打乱某些全宗的顺序,破坏了原有的系统,这对于还没有完全实现计算机管理的档案馆,造成了管理工作的被动,不利于档案的提供利用。随着时间的推移与机构改革的实施,近几年将是档案接收进馆的高潮,许多档案要分批进馆,预留位置一旦不科学,将会使档案管理工作整日围着“预留位置”转,造成大量的重复性劳动,使管理工作处于一种“拆东墙补西墙”的被动局面。

二、如何做好档案馆现行档案全宗的排放

1?要正确理解档案管理工作中的“全宗理论”问题。我认为“保持全宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是绝对的,这就是要切实保证“一个机关的全部档案”,“应统一向一个档案馆移交”,“进馆档案应保持全宗的完整性”不能随意分散。在档案的管理工作中坚持全宗理论原则,往往存在一定的误区,即将收集工作中的“全宗不可分散性”与在档案管理工作中“全宗管理原则”完全等同起来,认为一个全宗档案的排放是不可分割的,必须集中排列到一起。其实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。对于任何事物和理论都要辩证地来看,在档案工作中贯彻全宗理论时也要避免犯“绝对主义”的错误。正确的做法是,以全宗理论为大前提,但可以根据工作中出现的实际情况而做相应的变动。所以,我认为,在档案管理中全宗档案的不可分散性只是一个相对的不可分散,也就是说,一个全宗的档案可以按目录或时期分别存放,而并不强求必须集中存放在一起。

2?对需要向档案馆移交档案的单位进行调查研究。对立档单位的调查研究,是做好全宗科学排放的重要前提。因此,各级各类档案馆应从本馆的性质?综合性或专门性 和职责范围出发,调查研究本馆应接收范围内的所有国家机构、社会组织和个人的职能、任务及其形成档案的内容、种类、价值,以及现存档案的数量、整理、保管等情况,科学地确定应移交档案的单位并编制出进馆全宗名册,以便统筹安排进馆档案的范围、时间和数量,为全宗的科学排放奠定基础。具体地说主要做好以下几方面的工作:

?1 对立档单位中符合进馆年限准备移交进馆的档案进行调查研究。对这部分档案情况进行摸底调查,是我们首先要做的工作,因为我们掌握了这部分档案的基本情况,就可以迅速结合馆藏现状制定出接收方案,做好准备工作,增强工作的主动性。

?2 对未到进馆年限的档案进行调查研究。主要是调查这部分档案整理的原基础、鉴定的方法和质量、档案的数量与成分、需要进馆的档案有多少,做到心中有数,以便为这部分档案顺利移交进馆创造良好条件。

?3 在前两项调查研究工作的基础上,对立档单位未来形成档案的状况进行调研、分析、预测,并做好规划。要对立档单位的业务状况进行分析,从而预测其未来档案形成的数量以及分类标准等情况,为科学决策提供依据。

3?立足本馆,对馆藏现状进行调查研究。做好全宗排放工作,首先我们要掌握现有馆藏档案的保管状况,我认为主要做好以下三方面工作:

?1 调查分析档案全宗的来源。这项工作旨在确定哪些是撤销单位的全宗,哪些是现行单位的全宗,通过以上两个确定,就可以明确哪些全宗是“活”的,哪些全宗是“死”的,从而为以后的全宗调整及预留位置的确定奠定基础。比如,我们为了确保某一全宗在排列上的完整性及连续性,在必要的情况下可以将某些数量较少的“死”全宗抽出去,单独排列存放。

?2 调查“活”全宗内档案的分类。通过这项工作可以确定全宗内目录的数量及状况,以便在收集指导时给出档号,在必要时可减少重复性劳动。比如,当预留位置不足时,可以考虑将新进馆档案顺接原有目录号顺序给新的目录号,然后将这部分档案排列于其它存放地点。

?3 调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底,了解目前馆藏的库房条件?包括库房装具数量、长度,库房面积及其它保管条件等 以及将来的发展趋势?比如设备的增添,面积的扩建等 ,为全宗科学排放做好“硬件”规划。

4?根据调查研究取得的数据,结合实际情况,进行科学的分析、判断,为待进馆档案合理预留位置,并根据实际需要随时调整所做的规划,但同时也要考虑其经济效益。

笔者结合实际工作中遇到的一些问题,就如何做好档案馆全宗科学合理的排放提出了一些初步设想:以便于管理为出发点,在确定进馆档案范围、数量的情况下,结合库房、装具容量,把所有全宗的档案分时期存放,使整个馆藏档案形成一个个相对稳定的、集中的以所有全宗为组成单位的不同时期档案构成的管理体系,也就是说,把所有全宗中相同时期的档案仍以全宗为单位集中存放。比如,可以将全部现行档案以某一年为一个时间界限,对这以前的档案,进行科学规划,为这一时期待进馆档案预留出位置,并且这一时期全宗的排放尽可能在预留的范围内变动,这样做的好处就是使全宗排放在现阶段是相对稳定的,而且在这一年以前的待进馆档案全部接收完毕后,这一时期的档案则形成了一个稳定的管理个体。对这一年以后至某一个年限的档案,则可以按原来的全宗顺序号重新进行集中存放,对待进馆档案重新做好规划,形成一个良性循环的工作系统。此外,在实际工作中,所有全宗的排放可不必强求按由小到大的全宗号顺序排列,因为随着计算机技术在管理工作中的应用,可使排列无序状态而不利于管理的问题迎刃而解。

此外,加强业务指导与收集两个工作环节的联系,对于做好全宗科学排放也是至关重要的。收集与指导部门应共同制定相应的规定与标准,在统一的原则下,对立档单位的档案工作进行指导,借以提高组卷与初步鉴定的质量,做好归档与进馆的各项准备工作。同时,把现行单位的档案形成数量、内容等情况,提供给档案馆的保管部门,为做好全宗排放提供科学准确的数据,从而提高工作效率,实现社会效益、经济效益。

总之,随着科学技术的进步,社会生活的各个方面都在发生着深刻的变化,档案工作领域也面临许多新的问题,对此我们档案工作者应积极探索,为档案工作及理论的发展开辟一片新天地。

总结:档案的全宗排放论文就为大家分享到这里了,希望对您撰写文章有帮助,更多精彩论文尽在!

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