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 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。

  企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是,这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说,行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能;其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。究而言之,行政管理的实质就是服务。行政部门还必须在“管理“、“协调“和“服务“三方面再上一个档次,才算是一个合格的现代企业的行政管理者。 

  从“管理“方面来说,行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手“,还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考,并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实,成为领导不可缺少的“高参和臂膀“。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者,而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者;换句话说,他不能仅仅满足于做好一个战术家,还要努力做好一个战略家。很显然,也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人,才能把行政工作做得更好,做得再上一个档次。 

  从“协调“方面来说,行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足;也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使,以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通,在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。 

  从“服务“上说,行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色,毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作,特别是后勤服务工作,永远不要奢望成为企业关注的“中心“。不但不可能,而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门,那只能说明一点,即行政工作做得实在太糟糕,影响了企业各方面的工作,影响了企业最终目的的实现,以致于引起大家的关注。

  行政管理的理想境界应该是“润物细无声“。行政部门最忌讳处处显示自己的存在,与其它部门抢镜头,争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器,这头原料(任务)进去,那头成品(结果)出来;其中的许许多多曲曲折折,都消化在行政体系之内,切忌为自己评功摆好,四处张扬,浪费别人的时间、精力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为,特别要反对把行政部门变成“门难进,脸难看,事难办“的官府衙门。管理是要执行制度的;但执行制度也是一门艺术,并不一定要搞得剑拔弩张,刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方,更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。

  各企业行政部定位不同,工作内容也不相同

  例如:一家外企集团中国区行政部,下属有二十多家子公司,工作内容主要包括以下:

  1.中国区总部办公室管理

  2.中国区总部与集团总部信息沟通

  3.办公文具\设备的采购和管理

  4.车辆的管理

  5.电话的管理

  6.指导和督促子公司安全生产管理

  7.对子公司行政部门进行考核

  8.企业文化管理(公司月刊)

  9.各子公司行政费用监控(宿舍\食堂\文具\水电费等行政报表)

  10.统筹各子公司财产保险和意外伤害保险等商业保险办理

  11.固定资产的管理

  12.公文管理(公司及行政发文的拟稿和发行工作)

  13.各子公司印章及证照使用的监督(每季度报表)

  14.预订机票\酒店的管理

  15.新成立注册公司(注销)的办理

  16.名片的管理

  17.保安的管理

  18.公司大型会议及活动的筹划

  19.到各子公司进行督导和检查工作

  20.负责对子公司行政经理(主管)进行培训及工作指导

  21.及时解决各职能部门或子公司的行政问题

  22.各子公司工作汇报的收集和整理

  23.对外相关单位的公关和关系维护

  24.写字楼租金\水电费\管理费\宿舍的管理

  再来谈行政助理又是做些什么呢

  行政助理主要是协助行政经理开展工作。行政助理的工作内容以公司运营保障为主,工作内容较多元化,但较基础。

  1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作

  2、协助审核、修订公司各项管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理

  3、各项规章制度监督与执行

  4、参与公司绩效管理、考勤等工作

  5、奖惩办法的执行

  6、协助行政部经理进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务

  7、会务安排:做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作

  8、负责公司快件及传真的收发及传递

  9、参与公司行政、采购事务管理

  10、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作

  11、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作

  12、 对外相关部门联络接待,对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作

  13、 协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排,节假日慰问等

  14、 协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作 

  除了这些还要结合自己的企业的特点。只要有事就得有人管。

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