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计算机会计信息系统中暂估存货的处理方法研究
 存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产,通常分为自制和外购两部分。在异地采购情况下,由于结算凭证的传递速度与货物的运输速度不一致,企业外购存货常会出现货物已经到达,结算凭证尚未到达的情况,即通常所说的货到票未到现象。货物虽已到达,但由于结算凭证尚未到达,无法确定其实际采购成本。在结算凭证到达以前若要将该批存货进行入库处理,则只能对其采购成本进行暂时估价,因而这类存货也称为暂估存货。目前很多企业实现了电算化,但存货核算,特别是暂估存货仍然采用模拟传统手工处理方法。即月末,结算凭证者仍未到达,则按存货的暂估价(一般为采购合同价格)进行暂估人账,次月初,财会人员通过屏幕挑出大量暂估入库的凭单,然后再根据此单据手工编制一张同样的红字记账凭证,输入计算机进行记账处理。这种所谓的会计电算化仅仅是用键盘取代了算盘,会计形式上的现代化掩盖的是实质的一成不变,会计技术环境的进步没有起到推动会计发展的功效。
    
  因而,对于暂估存货的核算和管理,也应将计算机技术与管理需要、管理思想相结合,探寻新的解决方法。本文从加强对存货核算和管理的目的出发,对暂估存货在计算机条件下的处理方法进行探讨,以供会计软件的开发者和ERP系统的实施者借鉴。

  一、计算机会计信息系统中暂估入库成本确定方法比较分析

  为了反映真实库存,保证物流、资金流与信息流的一致性,计算机条件下暂估存货的核算处理应在存货入库的当时进行,即在暂估存货入库时,用数据库“账簿”中结存单价作为暂估入库单价,当根据入库单文件记账时自动更新存货结存文件生成存货明细账,同时自动生成转账凭证,传入账务系统更新计算机中相应的总账。因此,采用何种存货计价方法对确定暂信存货的入库管估价有利且合理是需要解决的首要问题。常用的存货计价方法有月末加权平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法及移动加权平均法等几种方法。这几种方法都有其优点,同时也存在一些缺陷。
    
  1、月末加权平均法在计算机会计信息系统中不具适用性。加权平均法指在月末进行一次加权平均单价计算,平时无法从数据库“账簿”中得到结存存货的单价,在计算机条件下当暂估入库进行时无法进行存货的核算。所以月末加权平均法在计算机会计信息系统中不具有可操作性。
    
  2、采用FIFO和LIFO方法的利与弊。采用先进先出法(FIFO)和后进先出法(LIFO)这两种方法,平时数据库“账簿”中有结存单价。因此当暂估存货入库时可以实时得到相应的入库价格。但是,在物价变动时期对财务的影响比较显著。采用先进先出法,当物价上涨时,会高估企业当期利润和存货的库存价值;物价下跌时会低估收益和资产。采用后进先出法,结果正好相反。在物价变动的一定时期,采用某一方法对企业可能有利,但当形势逆转时,则会对企业有不良影响。
    
  3、个别计价法的局限性。采用个别计价法平时账簿中也可能随时得到暂估存货的入库成本,可以掌握发出存货成本和实际库存情况。但这种方法要求根据采购批别,挂上标签,分别存放,分别保管,以便发出时识别是哪批购进的。对于普通存货,若采用这种方法,会计核算不成问题,但仓库部门工作量太大,仓储、保管费用太高。个另计价法只适合于量少、价高的贵重物品。
    
  4、移动加权平均法是计算机会计信息系统可采用的最优方法。采用移动加权平均法,每次收入存货后,立即根据现有存货的总价值和总数量计算出新的单位成本。每发出一批存货都要根据发出存货的数量和前一次进货时计算的平均单位成本确定发出存货成本和结存存货的价值,这种方法能及时提供存货的成本资料。在手工条件下移动加权平均成本法因计算工作相当繁琐、计算量太大而很少采用,但在计算机条件下,计算机高速计算的优势正好弥补了这一缺陷,使移动加权平均法在实际工作中具有可操作性,并且对暂估入库存货的成本的确定非常有利。
    
  通过分析可知:移动加权平均法所确定的存货单价在一定程度上应该说是最接近暂估存货实际单价的,而且这一方法在计算机条件下可以充分发挥其长处,克服其弱势,移动加权平均法是计算机会计信息系统中确定暂估存货入账价值的最佳选择。

  二、计算机会计信息系统中暂估存货的处理方法

    确定了暂估入库成本方法后,需要考虑的另一问题就是暂估存货核算处理问题,即:在结算凭证尚未到达时,如何在处理暂估入库业务的同时进行账务处理;在结算凭证到达时又怎样进行发票处理;最后怎样进行采购结算以确定其真实采购成本。
    
  我们认为设计计算机会计信息系统中暂估存货的处理方法应遵循以下两条原则:1、确保存货信息的真实、及时与完整;2、确保用户操作简便。笔者从这两个原则出发,给出暂估存货处理的三种方法并进行分析。

  方法一:全额对冲法

  全额对冲法是指暂估入库时视同货到票到情况处理,票到时自动进行全额对冲的处理方法。具体讲,填制入库单时计算机自动取该存货结存单价作为暂估入库单价,生成入库单记账,并自动生成记账凭证:
    
  借:原材料(暂估单价×数量)
      贷:材料采购(暂估单价×数量)
    
  当录入发票时,系统自动根据采购订单号从采购订单文件、存货子系统中的入库单文件中选出与发票相关的数据进行核对,并将入库单、采购发票及采购订单数据显示在屏幕上。
    
  如果认为差异在许可的范围内,确认审核通过并进行采购结算。系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单,并根据采购发票结算出采购成本,生成一张蓝字入库单,自动传入存货子系统,通过记账更新存货明细账,并生成采购结算表。同时系统自动生成分录传入账务系统:
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