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第一节  公司简介
中国石油天然气股份有限公司浙江杭州销售分公司于2003年12月注册成立。主要承担中国石油在杭州地区的成品货批发和零售业务,同时负责该地区销售网络的开发建设和管理工作。公司现有职工近400人,公司机关设有五部一室,经理(党群)办公室、业务部、财务部、加管部、开发部、储运安全部。
公司成立以来,面对日益激烈的市场竞争形势,杭州分公司党政领导班子带领公司全体员工,艰苦奋斗、顽强拼搏,勇于开拓,成品货销量逐年递增,呈现出良好的发展势头。
网络开发建设始终坚持“以中心城区为重点,辐射周边地区”的宗旨,取得了阶段性的成果。目前,杭州分公司已有货库1座、加油站33座,零售终端网络覆盖杭州、余杭、萧山、富阳、桐庐、临安、建德等地区。
营销方面公司本着向市场要效益的原则,通过深化营销制度改革,强化业务运行管理,改善销售结构,提高经济效益,取得了较为理想的经营成果。2004年公司累计销售各类成品货19。58万吨,2005年上半年累计销售各类成品货10。5万吨,实现销售收入3。78亿元,公司成立以来累计销售各类成品货34万吨。
党建和企业文化建设紧紧围绕公司中心工作,坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,加强基层组织建设,积极推动企业文化建设。公司党支部现有党员22人,其中杭州销售分公司党员10人,海华货库党员3人,加油站党员4人,杭州中货党员1人,应届毕业生党员4人。公司党组织积极开展献爱心活动,多次向上保社区捐款捐物。党建工作增强了员工队伍的凝聚力、战斗力,为公司经营销售、网络建设和管理水平的提高提供了强有力的保证。
经过几年的市场洗礼,中国石油天然气股份有限公司浙江杭州销售分公司已发展成为杭州地区主要的成品货供应商之一,在用户中享有良好的声誉,得到了政府有关部门的充分肯定。为保证杭州地区的成品货供应,促进杭州地区的经济发展,做出了积极的贡献。面对新的机遇和挑战,中国石油杭州分公司将一如既往地发扬特别能战斗的精神,加快步伐、奋力开拓,实现中国石油在杭州的更大发展。
 
 
图4-1-1 分公司市区加油站便利店分布
第二节  需求分析
本套应用程序名称为“加油站便利店管理信息系统”,主要用于便利店商品信息的管理,系统包括便利店商品管理、入库、出库、一些统计查询和报表等几部分组成。
对于一个便利店来说,最大的功能就是商品的销售,所以便利店管理就是对商品信息、库存信息、最低库存及涨库库存的管理,用户可以根据实际情况对便利店进行实时管理,包括添加,删除和更新数据库等。
当然,入库也是常有的事,入库管理操作就是对于商品入库情况的管理,用户可以方便地输入一些入库的信息。采用条形码系统,方便操作人员进行输入和调用,同时也可以起到保密的措施。
有了入库,自然也就有出库,这部分提供的功能与入库操作流程差不多,有所区别的只是对一些出库的管理,也很方便数据的输入。
便利店商品的信息量大,数据安全性和保密性要求高。本系统实现对商品信息的管理和总体的统计等,库存信息,供货单位和经办人员信息的查看及维护。管理人员可以浏览、查询、添加、删除等商品销售的基本信息以及统计等,并可以对一些基本的信息生成报表形式,并打印输出的功能。
报表是一个数据库中重要的功能之一,有了报表才能清楚地知道商品的出入库及销售情况,在数据报表功能中包括出库报表、库存报表、销售报表及经办人员报表等一些基本信息的打印,方便简洁。
本系统基本涵盖了库存管理的主要需求,具有完善细致的功能、友好的用户界面、强大的数据处理功能和完备的安全机制;随心所欲的查询和所见即所得的打印功能,并全面支持分析和决策的功能。
另外,由于杭州分公司各个加油站的便利店业务还是处于初级阶段,所以公司并没有设计出一个统一的标示,即企业形象。本论文提供了设计标示的手册,以便公司参考。
●系统特色:
1.设置系统用户登陆功能,即时对系统数据进行安全设置与保护。
2.友好的用户界面,业务操作简单,进入系统即能使用。
3.成熟先进的技术和系统构架,采用先进的数据库访问方式,数据更安全,性能更稳定。
4.强大的数据处理能力和开放的数据接口,选用具有大型数据库安全机制的数据库系统,提供各种级别的数据保护和权限控制方式,确保数据的安全可靠。
5.系统结合了先进的条形码系统,操作方便、快捷。
6.本系统还设计了便利店商品的编码,方便便利店管理人员操作。
7.系统每种操作都可以通过菜单来进行。操作快捷、方便,易懂易会。系统集输入、维护、查询、统计和各种处理为一体,信息导入导出方便共享。
一、业务调查
近年来,为了应对国内非成品货市场不断开放,市场竞争日益激烈的情况,国内非成品货销售企业不断采取各种措施,提高管理水平,降低成本,增强市场竞争力。
国内非成品货信息管理系统的研究与实施正处于初始阶段。由于我国非成品货销售有自身特点,国内企业不能照搬国外先进的经验,必须结合实际情况,研究一套符合自身的信息管理系统。系统功能结合非成品货销售配送业务涉及三个主要实体对象:非成品货配送中心、配送车队和终端客户。
信息化是沟通的最有效、最便捷的手段。公司运行着一套非货品进销存管理信息系统,通过信息系统进行日常进销存管理,每日对各分公司所属加油站便利店的实际库存,帐面库存、客存进行统一管理,掌握销售网络动态。并将调度、提货、结算、客存、库存等的信息实现多方的共享,大大提高了工作效率和服务水平。
 
图4-2-1 便利店网络系统
 
图4-2-2 便利店网络系统信息流程原理图
二、存在问题
商品信息管理对企业来说终究是一项繁琐复杂的工作,每天要处理大量的单据数据。为及时结清每笔业务,盘点库存和货物流动情况,保证企业生产用料以及货物安全,管理人员要花费大量人力物力和时间来作数据记录统计工作。在世界发达国家,商品信息管理的计算机化水平已经很高了,尽管我国的生产企业在这方面也有了很强的意识和长足的进步,但仍存在这样、那样的一些问题。
就公司现运行的这套进销存管理信息系统来说,也存在一些毛病,购销存这个模块只要处理得当不存在什么问题。报表系统的问题集中反映在库存结构表、损耗表、平衡表这三张表,不能正确提取购销存里的数据。另外,这套系统对加油站便利店商品的处理太简单,系统不能进行自动采购、自动结算,也不能实现不同的查询功能,对顾客信息分析不能详细进行,这种做法并不符合公司的现状。
而目前,便利店的各项管理工作也仍处在初级阶段,便利店内部的员工管理无法有效统一;各类数据存录和传递仍以传真和电话为主;商品品数、质量管理以手工为主;客户管理几近空白。
三、用户要求
商品信息化并不是为了信息化而实施管理信息系统,它的出发点是建立成本优势,解决人工成本过高的问题,降低运营成本;其次,解决人工无法处理的那些问题,如:数量庞大的销售数据和库存数据等。商品信息化的最终目的是建立集中化优势,综合利用便利店所有的资源,提高资源的利用率,最终建立便利店特有的核心竞争优势。实施管理信息系统时要综合的考虑公司的所有部门和业务流程合理性,实现对部门间业务的执行有意义的信息共享,避免部门间信息和资源的孤立。
随着越来越多的企业认识到精细化管理的重要性,很多国内的加油站便利店向国际的零售业巨头看齐,开始系统的实施所谓的高端信息化产品。便利店不能盲目的实施,应考虑到便利店目前的发展状况,系统应符合便利店的业务流程,符合商场的经营理念。通过对便利店商品信息系统的进一步建设,强化客户关系管理。同时通过对明细业务数据的进一步挖掘分析,为零售营销提供决策支持。通过系统的功能有效进行日常库存管理,每日对各加油站所属便利店的实际库存、帐面库存、客存进行统一管理,掌握销售网络动态,逐步完善库存预警系统,当实际库存达到最低库存警戒时,省公司将加强资源调配,确保资源供应稳定。当涨库达到最高库存警戒时,我们将合理权衡各便利店的实际销售能力,及时将商品调配到其他便利店,确保便利店保持高效率、低成本运作。
第三节  信息系统的概要设计
一、软件模块结构设计
 
图4-3-1 总系统模块

二、模块功能介绍
(一)进货管理子系统功能
1.制定采购计划
(1)汇总便利店分店的要求补货计划。
(2)制订统一的面向供应商的采购计划。
2.市场价格信息管理
(1)存储市场价格信息。
(2)对市场价格信息进行更新。
(3)查询市场价格信息,以制订向供应商的采购计划。
3.供应商信息管理
4.采购合同管理
(1)合同的编辑和登录。
(2)合同执行过程的修改、终止。
(3)合同文档的统计、查询和维护。
(4)合同执行过程的监督。
5.到货管理
(1)原始票据的登录。
(2)商品核价,以及定价通知。
(3)财务付款结算通知。
(4)合同执行情况通知。
(5)遗留问题的记录。
(二)库存管理子系统
1.到货登录,查询修改。
2.商品实物保管,以及存放地点的管理。
3.商品移库、提货、盘存、申号、损益等管理。
4.库存结构,保本、保利、保质等管理。
5.调配管理,登录向分店调配商品的品种、数量。
6.库存的查询。
(三)销售管理子系统
1.价格管理
(1)按照不同的定价方法,自动计算出价格供决策使用。
(2)查询市场的相应商品价格信息,供参照执行。
(3)确定商品价格,并提供查询、修改功能。
2.销售信息管理
(1)查询以单品为单位,汇总日销售的数量、金额、毛利、优惠、折扣等信息。

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