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中小企业由于自身信息化基础比较薄弱,计算机软、硬件配置较差,员工素质参差不齐,且经济实力并不雄厚,不可能象政府或大公司、大企业一样投入大笔资金进行信息系统建设。为此,笔者建议进行中小企业办公自动化系统的设计与实现时,要着重考虑以下几个方面。

系统基本目标

1.实现办公规范化和制度化

绝大多数中小企业由于办公自动化起步较慢,没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式,办公方式远没有实现规范化和制度化。因此,建立办公自动化系统就是要使办公方式规范化和制度化。即企业办公基于工作流,完全采用计算机技术处理办公业务,使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息,高效地协同工作,既兼顾个人办公效率的提高,又可以实现群体协同工作,同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据,从而提高效率,增强企业的竞争力,使企业能够在激烈的市场竞争中取胜且不断发展壮大。

2.管理多种数据类型

中小企业数据量相对大企业、大公司也比较少,但是其数据类型并不会比大企业、大公司少,不仅包括日常办公所产生的各种数据,还要包括业务办公所产生的各种数据。这些数据既有规范的结构化数据,又有不规范的非结构化数据,中小企业办公自动化信息系统就是要科学地管理这些各种类型的数据,实现各种数据的无缝连接,保障数据的一致性和安全性。

3.系统设计的先进性

办公自动化系统在技术上应具有一定的先进性,这样才能保证在一定时间内,不会因技术的落后而需要大规模的调整。同时系统对计算机硬件要求不能太高,因为中小企业从经济实力上无法经常性地大量投资购置高档硬件、软件。另外,大多数中小企业经营业务经常变化,人员流动比较频繁,系统应能够适应企业的不断变化,应具有一定的可扩展性、易升级性和开放性。

系统结构设计

在办公自动化系统的开发中,基于Web的开发方式正以其跨平台、统一美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短、成本较低等诸多特性越来越受到欢迎,但是这种系统传输速度较慢,不利于大数据量的传输。而结合了C/S和Web方式的系统,可以利用Web完成日常办公和某些需要远程通信的业务,通过C/S结构在局域网内实现大数据量的传输。

系统功能设计

中小企业办公自动化系统的功能有其自身的特色,不仅包括企业日常办公的常用功能,还包括日常办公中的许多小功能以及部分业务功能。
如果系统采用Web和C/S相结合的方式开发,在功能模块的使用上则相对较灵活,可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。比如,客户信息管理功能只提供给人事经理和总经理,项目管理功能只提供给经常参与项目运作的项目小组成员等等。这种方式既方便了员工对于应用系统的使用,又有利于系统的安全性,保证员工不能越权操作。

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