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出版单位委托代销商品管理问题初探
【提要】企业管理以财务管理为核心。随着科学技术的飞速发展, 新闻出版单位作为信息传播的重要载体,面临新的发展机遇,但伴随生产力的发展,其经营商品寄售、赊销的增多,已成为当代新闻出版事业管理工作中的基本特征和不可忽视的因素。委托代销商品的大量形成,增加了新闻出版单位的风险。因此,新闻出版单位必须从销售和财务监管两方面,加强委托代销商品的管理,合理确定信用政策,及时收回货款,以获取市场竞争优势。
【关键词】委托代销商品的管理  控制  对策
 
财务管理是通过价值形态对企业资金运动的一项综合性的管理,渗透和贯穿于企业一切经济活动之中,从本质上说,企业管理以财务管理为核心,而存货比重的合理性直接影响资金占用,成为财务管理重要组成部分。在工业时代,企业所面临的经济环境是一个相对稳态结构,产品生产表现为大批量、标准化、市场需求变化周期较长、个性化特征较少。而进入信息时代后,由于信息传播、处理和反馈的速度大大加快,经济环境变化和经济竞争日益激烈,竞争主要体现在市场占有率高低方面。新闻出版单位作为信息传播的重要载体,面临新的发展机遇,但科学技术的飞速发展,使得新闻出版产品很快就会过时,所占有的市场份额或边际利润顷刻间被竞争对手“抢走”,产品寿命周期大大缩短;随着社会富裕程度的逐渐提高,人们对新闻出版物需求将呈现小批量、多品种、易变化的特点。为提高市场占有率,加强竞争力,不少新闻出版单位在经营活动中,往往采取寄售、赊销等形式,导致委托代销商品的大量形成,增加了新闻出版单位的风险。
 
一、委托代销商品形成的原因及其风险
 
委托代销商品是新闻出版单位委托销售单位销售的出版物。其特点是出版物所有权暂时并不转移,受托方只是受托销售,出版物售出后才转移所有权。因此,委托代销商品属于出版单位的异地存货,寄销是其形成的直接原因。表现在:
1.缺乏风险意识。为了抢占市场,扩大销售,尽快地打开营销局面,在事先未对客户资信度作深入调查、在未进行正确评估的情况下,采取与客户签订短期的、一定额度的销售合同来吸引客户,扩大其市场份额,于是产生了大量的代销商品,忽视了大量被客户拖欠占用流动资金不能及时收回的问题。
2.管理无章,职责不清。有些单位对委托代销商品的管理缺乏规章制度,或有章不循,形同虚设。财务部门不及时与业务部门核对,销售与核算脱节,问题不能及时暴露,一些单位委托代销商品居高不下,代销时间过长,却任其发展,具体该由谁来督办、谁来清查管理并不都十分清楚,职责不清。
3.内部激励机制不健全。为了调动销售人员的积极性,往往只将工资报酬与销售量挂钩,而忽略了产生坏账的可能性,未将应收账款纳入考核体系。因此销售人员为了个人利益,只关心销售任务的完成,导致委托代销商品大幅度上升。而对这部分货款,单位没有采取有效措施要求有关部门和经销人员全权负责追款,委托代销商品大量沉积下来,给单位经营背上了沉重的包袱。
虽然大多数新闻出版单位希望现销而不愿赊销,但是面对竞争,为了稳定自己的销售渠道、扩大产品销路、减少存货、增加收入,不得不面向客户提供赊销等信用业务。目前,存货中的委托代销商品已成为当代新闻出版事业管理工作中不可忽视的因素。据不完全统计,新闻出版单位的委托代销商品占单位存货的比例普遍在50%~70%左右,有的甚至高达80%以上,极大增强了经营的风险。具体是:
1.委托代销商品的形成,增加了新闻出版单位经营的风险。特别是客户拖欠货款者越来越多,货款回收的难度也越来越大。据调查统计,代销结算期限越长,追收成功率越低:拖欠1个月、成功率为93%,拖欠2个月、成功率为85%,拖欠6个月、成功率为57%,拖欠12个月、成功率为25%,而拖欠24个月、成功率仅有12%。因此也造成一定程度的坏账与退货,不仅影响了资金的流动,加重了成本负担,更增加了应对市场风险的能力。
2.委托代销商品的增加,造成资金成本和管理费用的增加。主要有3项成本:
(1)机会成本。代销商品货款作为单位用于强化竞争、扩大市场占用率的一项短期投资占用,明显丧失了该部分资金投入其他方面的收入,约减少30%左右。
(2)管理成本。企业对委托代销商品的全程管理所耗费的开支,主要包括对客户的资信调查费用,货物的运输费,账簿的记录费用,收款环节的差旅费、通讯费、人工工资、诉讼费以及其他费用,约增加5%~15%左右。
(3)退货损失。因委托代销商品存在着退货、无法收账的可能性,所以就会给债权单位带来无可估量的成本费用。
3.委托代销商品的大量形成,削弱了新产品开发和提升整体竞争力。新闻出版单位的目标是实现经营管理价值最大化,单位委托代销商品余额越大,存货成本就越大,有形与无形资产就越差,严重削弱了新产品开发和提升整体市场竞争力。
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