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知识属性、情境依赖与默会知识共享条件研究(2)

         3.2.2在场交流的经济性共同在场可以营造一个深度交流的条件,知识的共享,尤其是当所共享的知识包含默会知识成分时,将需要大量的个人之间的交流,而这些交流的成本取决于交往的容易程度以及知识源与接受者之间的亲密程度,许多组织的办公室将每个员工工作间的隔板拆除,其目的就是为了消除距离感,缩短心理距离,创造一个良好的沟通氛围,人们可以通过运用比喻,将其所知道的但难以言说的东西与某种熟知的易于表达的东西连接起来,从而表达出他们知道的但难以言说的东西,交流主体之间的空间距离会弱化交流的效果,集中会议研讨的方式提供了一个比较经济的知识分享条件,交流是在假设对方对某些事项已知的情况下展开的,你所知道的东西,对方可能并不一定知道,此时你的假设是错误的,这样达不到交流的目的,如果没有共同在场这一方便的交流条件,可交流可不交流的问题,可能就不会交流了,由此可能会留下疑虑或误解,有了共同在场的经济方便条件,对沟通中不清楚的地方或存有疑虑的问题,用不着事后再打电话去咨询或确认某个疑问,现场即可解决,而且还可以深入追问,直至双方毫无疑问为止,3.2.3示范、观察的需要默会知识难以通过语言来表达,要达到共享的效果,非语言的示范、观察等对语言的沟通起到补充和促进的作用,师徒式的亲密接触、“移情(empathic)观察”技术等可以帮助交流者达到心领神会的知识共享目标,而要做到师徒传承示范与移情观察,首先就要求交流各方必须共同在场。
  3.3良好的组织安排
  有效地促进默会知识共享,除了要在微观方面营造良好的分享氛围以外,还需要在宏观方面进行有效的组织安排,一方面,组织的结构与体制、协调关系、组织的行为特征、活动周期安排等都会影响知识共享的效果;另一方面,组织的项目团队建设也是创造默会知识共享条件的手段,为了有效地在团队成员之间进行默会性的交流,增强团队成员的“创造性磨擦”(creativeabrasion),在团队成员比例结构方面,刻意保证成员的异质性(heterogeneous)思维,从不同的角度对方案进行质疑,进一步修订和完善方案,事先采取措施做好应对准备,以避免在实际运作过程中可能出现的问题,
  3,4相应的吸收能力
  从知识接受者的角度来看,个体的知识吸收能力的提高是促进知识共享的关键因素,知识具有累积性与相互依赖性,只有掌握了旧的东西,才能有效地掌握新的东西,认知科学和行为科学领域在个人层次上的研究表明,积累已有相关知识不仅能增强记忆新知识的能力,即知识获得,而且能增强利用这些知识的能力,知识具有自增强的性质,即存储在记忆之中的事物、模式、概念越多,新知识越容易获得,而且也更容易将其运用在新的方面,个体的知识存量有利于新的相关知识的学习这种观点可进一步延伸到组织上,这就是说,组织需要具有相关的知识才能消化并应用新知识,吸收外部知识的能力在很大程度上是已有的相关知识水平的一个函数,这一观点认为学习是个积累的过程,当要学习的东西与已知的东西发生联系时,才能达到学习的最佳状态,心理学家关于认知结构的研究表明,当所要学习的新知识与学习者的现存知识结构相互关联时,个人的学习就达到了最佳状态,学习者积累已有的知识能够增强其学习的能力,因为记忆力——知识的存储是通过相互学习得以发展的,新的知识往往要通过与原有的概念建立相互联系才能被学习者消化吸收。根据吸收能力理论,默会知识共享要求具有相应的吸收能力,这个吸收能力的大小取决于知识接收者的知识背景的相似程度、知识积累状况等,而知识积累状况又取决于知识接收方的稳定性,如果经常更换交流对象,是难以保持知识的连续累积的。

  4信息系统在默会知识共享中的局限性
  
  信息化为知识共享创造了条件,有利于促进知识共享,但无法完全替代主体之间的面对面交流,信息系统在共享默会知识、情境依赖性知识时往往是无能为力的。
  组织管理中的问题大致可以分为两类,即结构化的和未结构化的问题,与此相对应,组织中的信息也分为两类:结构化的信息和非结构化的信息,IT只能解决一些结构化的信息管理问题,野中郁次郎关于知识共享与创造的SECI模型认为,知识的共享与创造是一个经历从默会知识到默会知识(社会化,socialization)、从默会知识到明晰知识(外化,externalization)、从明晰知识到明晰知识(整合化,combination)、从明晰知识到默会知识(内化,internalization)的螺旋上升完整过程,缺乏其中任何一个环节,知识的共享将难以实现,在当前的知识管理领域存在这样一种倾向,将组织的知识管理系统设计为一个基于IT的技术系统,认为只要在组织中设立知识库,建造知识平台,知识管理就可以实现,数据库、超链接、软件能够识别来自不同信源的文档间的关系并自动在分散信息间建立链接,IT越来越多地用于组织内部网络和数据储存,构建以知以为基础的系统(KBS),以技术反抗“健忘”,实际上,基于IT的知识管理只强调明晰知识,野中郁次郎等也认识到组织利用IT具有效地管理“知识”,但很多工具实际上用于信息管理而不是知识管理,信息系统至多能够对明晰知识、结构化知识进行传递与整合,而无法完成默会知识、非结构化知识的创造与共享因此,基于TT的大多数知识管理工具是通过组合或重复使用现有明晰知识,而不是创造知识,只是局限于野中郁次郎模型中的明晰知识之间的整合化。
  即使信息化行效地解决了结构化的信息传递沟通问题,但是,这些结构化的信息从何而来?事实上,结构化的信息不是系统自己动生成的,它需要外部的输入,即结构化的信息需要一个生成条件,面这个生成条件就是集体研讨、交流,达成共识,前所未有的、意图导向性的问题是尚未结构化的,它只有通过深度交流研讨才能产牛和确定,电子网络不可能取代面对面的交流,共同在场的氛围会产生相互发作用,会场的气氛往往是“热烈”的,而IT系统的界面是“冰冷”的,“头脑风暴法”(brain storm)中的知识创造需要一个气氛热烈的环境,因此,不能单纯地依赖基于IT的知识管理系统,
  信息系统和管理者之间的交流难以实现,首先是因为要实现友好的界面并不容易;其次是因为信息系统反映的是整体的要求,而管理者反馈的是局部的问题,信息系统的设计者往往会问各部门有什么要求,而你提出要求时,信息系统又会要求提得全面,未来不确定的东西很多,不可能很全面、很具体,信息系统所能解决的只是一些结构化、程序化的问题,只有把那些只可意会而难以言传的问题进行明确表达、把比较模糊的处置方法转化为程序化的解决方案时,才能够通过信息系统进行有效率的技术处理。
  
  5 结论
  
  基于上述理论分析,我们认为,具有情境依赖性的默会知识、非结构化的问题是难以通过信息化的手段进行处理的,信息系统永远都无法替代现场面对面的互动沟通,回到“引例”中所提出的问题,即使是在信息化的背景下,联络网管理模式的存在依然具有价值与必要性,因此信息系统并不能完全取代联络网,这一理论判断也得到了问卷调查的实证支持,针对“科学基金管理的信息化是未来的趋势,您认为联络网管理模式将会发生什么变化?”,没有一个被调查者认为“已经没有存在的必要,因为信息系统替代了联络网上情下达、下情反馈的功能”;认为“短期内仍需要保留,因为信息化的初期系统不完善,需要联络网的配合”占8%;认为“联络网的功能需要进一步加强,因为联络网的功能并不仅仅存于上传下达,而是服务与管理,信息化对联络网模式提出了更高的要求”的占90%,由此看出,信息化建设并不说明联络网“上情下达、下情反馈”的功能就要弱化,恰恰相反,联络网的功能与地位正需要进一步加强,尤其是在我国科学基金管理的信息化建设初期,更需要有效的配套服务功能予以支持,如果新方案、新管理规范的解释和宣传、依托单位科研管理人员与科研人员的需求与意见反馈等工作不到位,不能通过互动沟通达成共识,那么信息化建设本身将失去基础,不能发挥其预期的功能。
  从更一般的意义上说,知识具有默会性和情境依赖性,默会知识的交流、共享与情境密切相关,为提高知识管理的效率与效果,要正确地认识信息系统在组织知识管理中的角色定位,信息系统是知识管理中的重要方面,但它也只是知识管理过程的一个环节。信息化为知识共享创造了条件,有利于促进知识共享,但非结构化的问题是难以通过信息化的手段进行处理的,信息系统在共享默会知识、情境依赖性知识的时候往往无能为力,知识管理作为一项系统工程,它需要其他手段与条件的全面配合与支持,组织的信息系统不可能完全替代共同在场的互动沟通,因此,为实现情境依赖性的默会知识充分共享,必须全面创造共享的条件,既要通过机制建设使拥有知识优势的成员具有进行知识分享的意愿,又要从知识接纳的角度来提高其相应的吸收能力;既要从知识共享的微观机理方面创造共同在场的互动条件,又要从分享的宏观组织方面营造利于知识分享的组织体系。

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