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基本理论项目管理中沟通的作用

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基本理论项目管理中沟通的作用

随着经济的全球化,企业面对的环境日趋复杂,竞争越发激烈,在重大机遇面前能否把握机会,实现企业的发展战略,项目化管理必将大行其道。在项目管理中,沟通与协调是进行各方面管理的纽带,是在人、思想和信息之间建立的联系,它对于项目取得成功是必不可少的,而且是非常重要的。沟通与协调可使矛盾着的各个方面居于统一体中,使系统结构均衡,使项目实施和运行过程顺利。所以,大多数的企业管理人和项目执行者都将沟通、谈判列为推进项目进程发展的首要步骤,而为此投入大量的精力。
  每个项目经理都要了解项目团队每位成员需要什么类型的信息,并在项目工作中根据不同的目的采用不同的沟通方式。对于目前来说,越来越发达的科技将引导着我们今后的生活方式向多元性发展,相对应的,沟通的方式和途径也会越来越多样化。其中包括:书面材料、电子邮件、电话、短信、会议、实地沟通、正式的论坛、非正式沟通活动等。其中:
  一、书面材料
  对于一些重要的、需双方确认的信息可以采取这种正式的方式进行沟通。例如,在项目管理中,对沟通过的、认可的、重要的事项需通过书面材料的形式予以备案留存。
  二、电子邮件
  通过这种方式可以及时、方便地传递与客户、供应商、项目团队成员之间、上层管理者之间的文件,比如项目计划、备忘录、会议纪要、工作报告、项目预算、项目文档等等。
  三、提供一个正式的论坛
  在此上面可以公布用来沟通的政策和工作程序。
  四、项目会议
  通过项目会议可以比较直接地沟通项目状况、存在的问题,并及时得以解决的方式等。
  五、电视电话网络会议
  为身处异地的项目团队成员提供一个参与沟通的方式,既快捷、直观也可多方讨论。
  六、内部网、互联网留言板
  可与全体成员进行正式地沟通项目状况,进展和目标,并可及时发布最新通知。
  七、实地沟通
  与你的团队、客户、供应商等面对面地实地沟通并当场解决问题。
  八、非正式沟通活动
  如联谊活动、聚会、个别交流等,都可使其与项目相关方关系更加融洽,更利于及时、有效、顺利地完成项目。
  所有这些沟通方式,无论多复杂,实际上都可以简化成一对一的沟通形式,但是具体到沟通的最终形态都只是两者之间的事情,即信息发出者和信息接收者。相对于项目管理当中沟通起到的主要作用就是建立一个由信息发出者给出的参考和信息接收者获得的思考的一个平台,例如项目经理与项目团队对于项目进展之间的信息互动。
  因此作为一名项目经理就要承担起整个项目管理的沟通环节。项目经理的沟通能力是影响管理和领导核心项目团队的主要因素,所以在项目运营中项目经理就不应该埋在一大堆的技术、管理工作中,甚至可能需要花费百分之九十或更多的时间去与项目干系人进行沟通,所以他们应站在较高的角度去审视整个项目,使自己既能准确地把客户的意图传递给项目相关人员,同时又能及时正确地去理解项目相关人员的需求,达成一种共识,使他们可以更好的理解你、支持你、帮助你。
  计划和组织是项目管理中重要的两个步骤,同样,优秀的项目经理还应懂得如何计划沟通工作,这就要要牢记5个“C”。
  1.清楚(Clear):说明主题;围绕主题;帮助接收者理解信息;恰当地使用术语。
  2.简洁(Concise):抓住重点;不让信息漫无边际。
  3.礼貌(Courteous):讲礼貌,注意语调。

4.一贯(Consistent):使用恰当的语调和媒介传递想要传递的信息;所有信息要素都应传达一样的信息。
  5.令人信服(Compelling):让他们有理由去注意。
  项目管理的过程包括项目启动、需求确认、计划安排、项目实施、项目验收、项目收款等,在各个阶段都需要有项目经理围绕项目的进度、成本、质量等要素与客户、项目组成员、供应商、上层管理者及其他相关项目经理等进行沟通、协调和控制。与项目各个相关方之间保持持续、有效的沟通,是促成项目成功的诸多因素中最重要的一项因素。作为项目经理,为调动项目组成员的的工作热情、提高其效率,还应充分了解项目成员的个性、喜好等,并采取不同的沟通方法,使项目组成员的工作协调一致,从而保证按时、按质、按量完成预期的任务。

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