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知识经济背景下的秘书从业人员能力素质结构探析
摘要:从“秘书素质的系统性”角度出发,探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识:应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。
  关键词:秘书从业人员;素质;新结构
  
  “秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨,但是大多强调“专业技巧,即如何应对某一件具体事件”,而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。
  
  一、社会对秘书从业人员的需求状况分析
  
  根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析,社会对文秘人才的需求大致可分为四类:一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等;二类为事务型秘书,如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等;三类为文字型秘书,如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员;四类为管理型秘书,如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。
  依据职责的大小,秘书又可以分为以下三种:一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一,技术含量较低,薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等,多为大专或本科毕业。比如,企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书,处理各种事件的能力要求较高,薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本,懂法律、税务知识,有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如,企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等,目前属于人才市场上的稀有资源。
  
  二、秘书从业人员能力素质现状分析
  
  高科技日新月异的发展,新技术的运用不仅改变了人们的工作条件,还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替,通信技术、网络技术,改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用。不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质,而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力,具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求,秘书人才逐渐向“复合型”方向发展,其知识体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展,秘书工作被划分到行政管理范畴,主要是帮助行政领导或经理分担日常事务,职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面,已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业,其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求,这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。
  当前的主要问题:一是素质单一化,过多地强调技巧训练。某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期,追求短期的经济效益,以速成班培养速成型秘书,他们用短至一年甚至不到一年的时间,学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。单纯地教与他们处理日常事务的技巧,如何应对领导需求,处于被动式的应付事务。其次。中文专业毕业生“万金油”型秘书,这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好,“能说会道”。而随着行业的分化,社会分工的细化,各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。因此,这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起,需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位,领导说什么就是什么,领导让干什么就干什么,做事盲目服从,缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”,在实际工作中缺乏主动性,缺乏创新意识,秘书“独立自主”角色意识淡化。
  
  三、秘书从业人员能力素质的新要求
  
  (一)应变意识——秘书专业自身生存的特点
  秘书工作的具体内容也完成了四个转变:由原来简单的办文办事,发展为既办文办事又出谋划策:由原来的收发信息转向综合处理信息:由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理:由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势,用变化发展的眼光看问题。
  哲学一直被看作智慧的象征,而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点,坚持客观性,按客观规律办事,以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实,以客观实际作为出发点,不是把原则作为出发点。同时,在综合处理信息、科学化管理方面,秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新,不能墨守陈规,以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题,及时关注社会动态,了解市场热点和“敏感点”,掌握瞬息万变的信息,更好地为领导服务。作为新世纪的秘书,不能封闭、保守、僵化,做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”,只有思想放开了,才有可能打破僵化。
  
  (二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现
  秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务,即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见,秘书在日常工作中,不仅应该正确领会领导意图,更应该及时补充领导思想盲区,帮助领导打开思路,激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识,学会独立思考,打破常规,张扬个性。而回到现实中来,“秘书工作被动论”的论调占据主导地位,不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺,不敢越雷池半步,就是溜须拍马,俯首贴耳。从根本上毫无主见,创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求,要实现自我价值,必须当好领导的助手,就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代,人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣,区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的,科学知识与人文知识具有不同的历史和特征,但两者之间有不可分割的联系,共同构成完整的社会文化。可是长期以来,两者之间存在着互不理解的鸿沟,人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义,不注重人的处境;而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间,他们对待问题的态度明显不同,甚至在情感方面也难以找到共同的基础,这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育,受其母体中国语言文学的遗传,它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响,只注重人际“技巧”和变通艺术,所学课程,几乎与科学无关。中国人受汉字的影响,在强化具体思维的同时,却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力;普通逻辑学的学习,锻炼丰富了我们的想象空间,使大脑思维得以延伸;数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性,使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重,艺术与逻辑的力量相补充,数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力,而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考,善于发现。展示自我,变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。
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