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论研究办公室行政管理的方法

论研究办公室行政管理的方法

一、强化办公室的行政管理职能,提高办公室工作的有效性。

从行政管理的角度来看,办公室工作主要涉及上级部门以及本单位下达的各项行政工作,面对的人员主要是领导和各部门工作人员。因此,强化办公室的行政管理职能,有利于提高办公室的工作效率和服务质量。强化办公室的助手功能,协助领导搞好管理工作。办公室是单位的参谋部、智囊团,是信息中心,也是领导的左右手。在工作中,要搞好办公室行政管理工作,就必须当好领导的参谋和助手,充公发挥好办公室的助手作用。要想领导之所想,谋领导之所谋,要为领导决策提供尽可能多的背景资料,但不能越俎代庖。同时要积极适应领导的工作思路和工作特点,熟悉领导的工作习惯和工作风格。办公室对上级部门的安排结合本单位领导的意见贯彻执行,并组织实施和检查落实执行结果,对加强行政管理、维护正常工作秩序、保证工作质量起到组织、执行的重要作用。强化办公室的参谋功能,提升领导的决策力。办公室工作与领导层工作同步运行,领导层主抓的重点工作,大都由办公室着力操办,办公室与领导工作存在这种“思维共振”的关系,办公室工作必须与领导工作的思路一致、行动合拍、配合默契,充分发挥办公室的参谋作用,辅助领导做出正确的决策。办公室人员与领导朝夕相处,应熟悉领导的思想方法、工作方法、领导艺术等,能够较准确地领会和把握领导意图,可随时向领导陈述见解和提供咨询,最大限度地满足领导决策需要。办公室人员还应经常深入工作一线,了解基层情况并听取意见、总结经验、提出改革建议,及时向领导汇报并提出建设性参考意见,做领导的贴心参谋和得力助手。强化办公室的协调功能,提高单位的工作效率。在日常工作中承担着沟通上下,协调左右的重要职责,以维持正常的工作秩序,及时转达、传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神,主动协调好各部门的关系,起着承上启下、联系内外的枢纽作用。在落实具体工作时,办公室要在职能交叉的部门之间,区分清主次责任,协调好各方关系,共同完成好各项工作。举行大型会议时,也需要办公室以文件或其它方式进行沟通和协调,提前做好各项准备,以保证会议顺利进行。随着职能越分越细,职责越来越明确,需要全程系统性协调服务的层次、水平越来越高。强化办公室的保障功能,确保单位的正常运行。研究办公室行政管理的方法。办公室行政管理工作,既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成,保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题,又要同单位内各部门建立良好的工作关系,倾听他们的意见,及时反馈群众最关心的问题,确保沟通畅通,执行到位,形成完整的反馈和监督机制,树立主人翁意识,凝聚全体员工的力量,充分调动员工的积极性,齐心协力完成好各项任务,以保障本单位的发展战略和总体目标顺利实现。

二、运用有效的行政管理工作方式,提高办公室的工作效率。

办公室是单位的服务窗口,也是各业务部门的中心枢纽。办公室面对的多数事务比较繁琐、复杂,且矛盾和问题也比较集中,因此,在增进理解、化解矛盾、改进工作方面应采取行之有效的办法,来强化政务、搞好事务、规范服务,做到提高效率,事半功倍。提高服务意识,化解多方矛盾。办公室作为一个综合部门,其服务的特殊性要求办公室要有“围绕中心,服务大局”的意识,切实处理好“小局”与“大局”的矛盾,把大局意识作为办公室工作的出发点和落脚点,自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性,切实处理好“被动”与“主动”的矛盾,要善于在被动中求主动,变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作,要主动着手、提前准备;对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作,要积极谋划,灵活应对。为领导当好助手和参谋,切实处理好“主”与“从”的地位,一定要把握“度”,掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位,不能缺位,也不能越位。增强责任意识,提升业务水平。办公室工作无小事,树立“责任重于泰山”的意识,对待具体工作应有严谨认真的态度,自觉从严要求,从优服务,高标准高质量地做好办公室工作。要不断提高办公室人员的综合素质,培养良好的工作作风,在行政管理岗位上做到忠于职守、善于思考、勇于创新。在琐碎的事务中保持头脑清醒,甘于吃苦,乐于奉献,讲究原则性、规范性。严格按程序和规章制度办事,坚持认真负责的态度,做到不漏办、不误办、不错办。办公室工作面广、综合性强,行政管理人员要注重对新知识、新问题的学习和研究,围绕实际工作,学习相关的业务知识,拓宽知识领域,提升综合素质,培养复合型人才。在工作中做到有效沟通、及时协调、规范服务、高效合作,保质保量地完成好办公室的各项事务。强化团队意识,建立良好的合作关系。办公室工作虽然各有分工,各有职责,工作中少数业务依靠个人力量也可完成,但更多的工作要依靠群体的力量合作完成。因此,要保证办公室的整体合力,必须建立起同事间良好的工作关系,在相互团结、相互支持、相互信任、相互尊重的基础上,凝心聚力、协调配合、开拓创新、勇于奉献,最大限度地发挥每个人的潜在能力。办公室人员还需不断汲取知识,丰富内涵,增进理解,真正实现思想同心、目标同向、工作同步,营造团结和谐的工作氛围。办公室工作“事无巨细皆大事”,工作分工不分家,要取别人之长补自己之短,与其他同事多沟通,多协作,做到爱岗敬业,恪尽职守,在完成自己本职工作的同时,做好与其他同志的协调衔接,集思广益,共同进步,不断提高工作质量和效率,进而提升单位的声誉和地位,增强单位的整体竞争力。

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