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新形式下的档案管理的创新服务探究

新形式下的档案管理的创新服务要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。

一、从服务手段上来革新

建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的1种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进1步加快档案信息资源数据库建设,尤其是文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。

建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,丰富,利用率高。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第1时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文,档案馆(室)自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档,而不需跑到档案馆(室),也不必交任何光盘或软盘。

开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。

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