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浅论高等学校财务电子档案的管理

浅论高等学校财务电子档案的管理

论文关键词: 高等学校 财务 电子档案

论文摘要: 对于这些不断发展、日益更新的“新型”档案,进行有效地收集、整理和保存,为今后提供快捷、方便的利用服务,是高等学校会计电算化应用中的重要环节,也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。

在电子与信息技术高度发展的今天,处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的,蕴含着高科技的档案贮存介质,就是财务电子档案。它不仅体积小,容量大,且易于查阅和传递,而倍受“青睐”。做好这些财务电子档案的管理工作,进行有效地保管、维护与利用,充分发挥其便利、快捷的特性,成为现代档案管理中不可或缺的一部分。

一、财务电子档案特点:

财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。高等学校财务电子档案的管理,作为现代高新科技的产物—财务电子档案,较之传统的财务档案,有了许多新的特点:

1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中,还可直接刻录为不可擦写的光盘,也可打印输出存贮于纸质材料中。

2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。

3、财务电子档案的体积小,容量大,占用存储空间小,但对存储条件要求较高。

4、财务电子档案大多不能直接视、读,需要借助一定的仪器设备予以复现;但易于计算、分析,快捷获得所需结果。

5、财务电子档案的高科技信息含量大,要求较高素质水平的管理人员。

6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案,还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。

二、高等学校财务电子档案管理的状况

高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案,既没有前人的管理模式可参照,又没有当前的技术可查考。所以,早期的管理中往往有些不尽如人意的地方,主要表现在:

1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案,即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰,又受空间、经济条件限制,经日晒、风化,字迹极为模糊,有的甚至已消失。

2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新,造成了原有数据资料的虚设。如在早期DOS系统环境下,生成的磁性数据资料,虽保存完好,但原有运行环境已不复存在,现今程序又不能兼容,多数数据已不能再现,形同虚设。

3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新,造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等,已难在现今机器上顺畅运行。

随着会计电算化的不断发展,财务电子档案的形式和数目日渐增多,更多替代了原有传统财务档案的功能和效用,财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金,用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训,其财务电子档案管理的环境、条件等“硬”件设施得到了全面改善。

三、高等学校财务电子档案的现代管理

财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理,包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。

(一)财务电子档案的收集

1、设定固定的收集区间。一般可视业务量大小,按月、季或年度来设定;也可以视具体项目周期长短,实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。

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