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简论档案管理信息平台的深化与应用(2)

档案管理信息平台的深化与应用

四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题

档案管理信息平台建设应用后,用户只需在个人电脑上轻点鼠标,输入检索字段,各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据,或打印复印,或资料收集,均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理,档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快,大大提高了办公效率,降低了档案管理的人力、物力、财力成本,减少了人工检索失误率,提高了办公效率,增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性,实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化,满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段,它将传统管理手段和先进技术手段有机结合,注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台,树立了发展、创新的理念,充分发挥了档案管理部门的信息服务功能,推进了档案管理高素质人才队伍建设,真正实现了档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革,真正实现了思想理念创新与技术方法创新。

因档案管理信息平台在厦门电业局上线运行时间不长,普及性不强,应用用户人数不多,有待进一步宣传推广;检索功能过于简单,有待广泛征求用户意见后,进一步完善;其他应用系统与档案管理信息平台的标准接口尚未建立,有待进一步建设实施;信息推送、信息订阅、嵌入式服务等应用模块尚未正式启用,还需要抓紧建设。

五、档案管理信息平台深化应用的前景

在现行档案管理信息平台的应用基础上,可进一步规范档案数字化信息标准接口,开发档案挂接辅助工具包,精细权限分层分级控制,完善档案日志跟踪,强化档案元数据管理和统计报表管理,提供主动性推送服务。待档案管理信息平台在厦门电业局逐步完善并深化应用后,将建立以高速信息网络为基础,档案数据管理为核心,内容建设为重点的统一有序的综合资源档案管理系统。新的档案信息管理系统将实现历史、现在、将来的档案管理,涵盖档案管理的接收、整理、利用和保管等环节,将档案管理的全部流程纳入系统一体化管理,并与各相关业务系统关联对接,实现数据资源的共建共享。从而将档案管理信息平台进一步演化为专属供电企业的、资源更加丰富的、功能更加强大的、自动化程度更高的数字化档案馆。

正如加拿大著名档案学家特里·库克所言,档案管理人员要“停止扮演保管员的角色,而成为概念、知识的提供者”,这样才能“重新坐回上帝的身边”。

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